Textbausteine im Detail

Textbausteine eignen sich besonders gut für immer wiederkehrende Texte, bei denen Informationen für Ihre Kunden auf Belegen per SMS, WhatsApp oder E-Mail weitergegeben werden, ohne dass jedes Mal alles von Hand neu eingegeben werden muss. Diese Textbausteine können nach der Erstellung und Zuordnung mit nur wenigen Klicks ausgewählt werden.

So gehen Sie vor, um diese Textbausteine anzulegen und später in verschiedenen Bereichen auszuwählen:

Nachdem Sie das entsprechende Fenster geöffnet haben, klicken Sie auf "Neu", um einen neuen Textbaustein anzulegen. Geben Sie anschließend eine kurze Suchbezeichnung ein. Beachten Sie bitte, dass der Suchname auf maximal 12 Zeichen begrenzt ist.

Die angelegten Textbausteine können in verschiedenen Bereichen ausgewählt werden, jedoch ist eine Doppelbelegung für verschiedene Bereiche nicht möglich. Bitte beachten Sie auch, dass die Platzhalter auf der rechten Seite des Bildes immer nur für den jeweiligen ausgewählten Bereich gelten. Bei Verwendung von SMS oder WhatsApp sind die Platzhalter ausschließlich in diesem Bereich funktionsfähig.

Als Beispiel legen wir einen allgemeinen Textbaustein mit dem Suchnamen "RAD50" an.

Wenn der Textbaustein "RAD50" ausgewählt wird, soll der Text "Bitte die Radmuttern nach 50 Km nachziehen!" automatisch in das Langtextfeld des Belegs übernommen werden.

Die Kontextbelegpositionen Text1 und Text2 werden nur dann befüllt, wenn der Textbaustein in das entsprechende Textfeld des Belegs eingefügt wird. Im Beispiel wählen wir "Heutiges Datum". Dazu wählen Sie mit der Maus das gewünschte Feld und drücken die linke Maustaste, so wird das gewünschte Feld übernommen.

Mit dem Button "Neu" können Sie direkt einen neuen Textbaustein anlegen. Im Beispiel klicken wir jedoch auf "Schließen", um den Textbaustein zu speichern. Die angelegten Textbausteine können Sie jederzeit in den zugeordneten Bereichen aufrufen. Im Beispiel finden Sie den Textbaustein im Belegkopf unter "Notiz" über den Button "Textbaustein wählen". Es besteht auch die Möglichkeit, mehrere Textbausteine zu kombinieren, indem Sie sie nacheinander auswählen oder textbezogen erweitern. Wenn Sie neue Textbausteine speichern möchten, ist das möglich. Bitte beachten Sie, dass Sie Textbausteine nur in den Stammdaten unter "Textbausteine" löschen können.

In den Belegpositionen können Sie den gewünschten Textbaustein im Langtext in dem 
Feld "L-Text" auswählen.

Dann klicken Sie auf "Textbaustein wählen".

Um einen Textbaustein auszuwählen, klicken Sie einfach doppelt auf den gewünschten Textbaustein. Wenn Sie bereits viele Textbausteine angelegt haben, können Sie schnell über die Suchleiste oben oder über Textfilter den gewünschten Textbaustein suchen.

Im Folgefenster sehen Sie auch das Datum "Heute" schon als Tagesdatum dargestellt.

Danach ist dieser Textbaustein im Beleg hinterlegt.

Im Werkstattplaner finden Sie die Langtexte wie folgt zur Auswahl.

Wir suchen nach dem Suchbegriff "polieren" und wählen den dazugehörigen Textbaustein aus.

Das Ergebnis sieht wie folgt aus:

Bitte beachten Sie, dass für die Nutzung von Textbausteinen in SMS oder WhatsApp dieser Dienst aktiv sein muss. 

Um den SMS-Dienst zu nutzen, klicken Sie auf den Button "SMS". Dadurch öffnet sich ein neues Fenster.

Wenn der Text für Sie ausreicht, klicken Sie einfach auf "Senden". Wenn Sie jedoch noch Anpassungen vornehmen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

Es besteht die Möglichkeit, den Text für diese SMS zu erweitern, indem Sie auf "Ändern" klicken. Die Änderung hat keine Auswirkungen auf den fest angelegten Textbaustein.

Beispiel siehe unten:

Wenn Sie mit der SMS zufrieden sind, klicken Sie einfach auf "Senden", um den vorgefertigten kombinierten Text an die hinterlegte Mobilnummer zu senden.

Für WhatsApp ist es dieselbe Vorgehensweise, nur dass der Button mit "WhatsApp" statt "SMS" betitelt ist.