Es ist wieder so weit! Die Inventur steht an, um einen Überblick über das eigene Lager zu erhalten. Zudem wird eine Stichtagsinventur in vielen Fällen auch einmal im Jahr vom Gesetzgeber gefordert, sofern ein eigenes Lager vorhanden ist. Weiterhin ist über die Inventur auch die vom Steuerbüro benötigte Bewertung des Lagers im Vergleich zum Vorjahr möglich.
Bevor gleich die eigentliche, händische Stichtagsinventur gestartet wird, ein paar Hinweise vorab, um mit der Inventur möglichst genaue Ergebnisse zu erhalten:
Im Optimalfall sollten alle bestandsrelevanten Belege, also offene Aufträge, Lieferscheine und Ausgangsrechnungen abgeschlossen werden. Das Gleiche gilt auch für Bestellungen und Wareneingänge, sofern diese über KfzWIN abgewickelt werden. Je nach Umfang sollte mit diesen Vorarbeiten also frühzeitig begonnen werden.
Weiterhin sollte auch die Erfassung der gezählten Mengen in der Warenwirtschaft möglichst zeitnah nach der Zählung erfolgen, um einen zügigen Ablauf der Inventur und geringe Soll-Ist-Abweichungen zu gewährleisten.
Nachfolgend ist ein kurzes Video zu finden, in dem die Durchführung der Inventur mit Zähllisten erläutert wird.
Zur eigentlichen Durchführung der Inventur zuerst den Inventurassistenten über „Lager“ -> „Inventur“ und „Inventur-Assistent“ starten.
Der Assistent führt Schritt für Schritt durch die Inventur und begleitet damit durch den gesamten Prozess.
Neben der Anzeige der Hilfefunktionen, werden im ersten Karteireiter „Hilfe / Zählliste“ einige wichtige Hinweise, die vor dem Starten der Inventur beachtet werden sollen, angezeigt.
Es kann beispielsweise unter folgendem Menüpunkt Datei/Administration/Datenbankupdate/Artikel
der bestandsführend Haken für alle Artikel mit Menge <=0 entfernt werden.
Bevor rechts unten eine oder auch mehrere Zähllisten gedruckt werden, kann bestimmt werden, ob verplante und/oder bestellte Artikel berücksichtigt werden sollen.
Der Druck der Zählliste bzw. der Zähllisten wird über den gleichnamigen Button gestartet.
Mögliche Gründe für mehr als eine Zählliste können beispielsweise räumlich weiter entfernte Lagerorte oder mehrere gleichzeitig zählende Mitarbeiter sein. Die Zähllisten können später auch getrennt und bei Bedarf von mehreren Rechnern gleichzeitig in die Warenwirtschaft übertragen werden.
Am Ende werden natürlich alle Ergebnisse in nur einer Inventur und nur einer Inventurbewertung zusammengeführt.
Zunächst wird die Maske zur Bestimmung der Artikel, die gezählt werden sollen, geöffnet.
Hier können diverse Voreinstellungen für den Druck der Zählliste vorgenommen werden. So kann gerade hinsichtlich mehrerer Zähllisten, auf bestimmte Lieferanten, Lagerorte oder Warengruppen eingeschränkt werden.
Über den Bereich "Erweiterte Einschränkungen" ist eine sehr detaillierte Filterung der Listen möglich. Hier kann eine Anpassung nach den eigenen Bedürfnissen erfolgen.
Sind alle Voreinstellungen getroffen worden, auf "Übernehmen" klicken. Es kann jetzt die eigentliche Ausgabe der Zählliste gestartet werden. Dies ist über verschiedene Wege möglich, wird aber in der Regel über den Drucker erfolgen, um die Zähllisten in Papierform zu erhalten.
Es kann nun die Zählung der Artikel im Lager erfolgen, wobei die Anzahl der jeweiligen Artikel in die Zählliste übernommen wird.
Ist die Zählung der Artikel abgeschlossen, auf den Karteireiter "Start neuer Inventur" klicken.
Es können nun die, für die Inventur relevanten Optionen, festgelegt werden. Insbesondere ist dabei die Entscheidung wichtig, ob der spätere Inventurwert anhand der letzten Artikel-Einkaufspreise oder des sogenannten Durchschnitts-EKs errechnet werden soll.
Sollte weiterhin eine Einschränkung von Lieferanten gewünscht sein, kann dies ebenfalls eingestellt werden.
Nach Markierung "Auswahl Lieferanten" können über die Pfeile die gewünschten Lieferanten nach rechts in den Auswahlbereich übernommen werden. Hier in der linken Tabelle den Lieferanten markieren und auf den einzelnen Pfeil nach rechts klicken.
Befinden sich alle Lieferanten nach dem Öffnen dieser Ansicht bereits in der rechten Tabelle, ist ein entfernen selbstverständlich möglich. Hierfür den Lieferanten, der nicht berücksichtigt werden soll, in der rechten Tabelle markieren und den einzelnen Pfeil nach links anklicken.
Nun den eigentlichen Prozess mit dem Klick auf „Komplett neu“ starten.
Wurde vorher die Variante "Durchschnitts-EK" gewählt, erscheint die Frage, ob dieser neu berechnet werden soll.
Mit Bestätigung der nächsten Abfrage wird die vorhergehende Inventur in die Historie verschoben und die neue Inventur beginnt.
Es folgt ein Hinweis auf die Anzahl der zur Inventur hinzugefügten Positionen.
Mit dem Klick auf "OK", wechselt der Assistent auf den nächsten Karteireiter "Erfassung".
Für eine bessere Übersicht ist es absolut empfehlenswert, zunächst die Reihenfolge der angezeigten Artikel auf dieselbe Einstellung wie die der gedruckten Zählliste anzupassen. Hierfür gibt es oben links die entsprechenden Anpassungsmöglichkeiten.
Wurden mehrere Zähllisten erstellt, sollte über den Button „Anzeigefilter Erfassung“ die für die jeweilige Liste gewählte Abgrenzung, also zum Beispiel Lagerort oder Lieferant, vorgenommen werden.
Ist ein solcher Filter aktiv, wird ein entsprechender Hinweis aktiv, wird dies mit einer entsprechenden Anzeige neben dem Button kenntlich gemacht und kann über das rote X einfach wieder entfernt werden.
Jetzt sind alle Vorarbeiten erledigt und es kann mit der Eingabe der gezählten Mengen begonnen werden. Hierfür im weißen Eingabefeld über der Erfassungsliste die erste Artikelnummer der Zählliste eingeben und den Button „Start“ anklicken. Ab dieser Artikelnummer kann nun die Eingabe der Zählmenge begonnen oder weitergeführt werden.
Aufgrund der gleichen Sortierung und der Vorbelegung mit Sollmengen, können wir nach Eingabe des ersten Wertes ganz einfach mit „Enter“ in das Eingabefeld des nächsten Artikels wechseln und so die Liste zügig abarbeiten. Alle bearbeiteten Artikel werden automatisch abgehakt.
Diese automatische Markierung hilft besonders, wenn die Erfassung unterbrochen und zu einem späteren Zeitpunkt fortgesetzt werden soll. Hier kommt dann auch wieder die vorher angesprochene Eingabe der Artikelnummer, die Auswahl und der Klick auf „Start“ zum Tragen, um genau an diesem Punkt weiterzuarbeiten.
Übrigens: Für dieses Szenario öffnet sich der Inventur-Assistent auch immer komfortabel mit dem zuletzt verwendeten Karteireiter.
Sollten bei der Zählung für bisher nicht angelegte oder bisher nicht bestandsführende Artikel Mengen gefunden worden sein, können diese Artikel mit einem Klick auf „Artikel hinzufügen“ mit in die aktuelle Inventur übernommen werden.
Wurden alle gezählten Mengen übernommen, kann über den Button „Weiter zum Druck“ in den nächsten Karteireiter gewechselt werden.
Vor dem Abschluss der Inventur geht es darum, die für die Buchhaltung wesentliche Bewertungsliste zu erstellen.
Dafür können in diesem Bereich verschiedene Eingrenzungen vorgenommen, sowie die individuell gewünschte Druck- und Sortiervariante gewählt werden. Die am Besten geeignete Auswahl sollte mit dem Steuerbüro besprochen werden.
Ist der Druck erfolgreichem abgeschlossen, über den Button "Weiter > Abschluss" auf den nächsten Reiter "Abschluss" wechseln, um die Inventur abzuschließen.
Nach dem Klick auf die Schaltfläche „Übernahme“, folgt eine letzte Abfrage.
Mit einem Klick auf "Ja" wird der Inventurvorgang nun abgeschlossen und die vorhandenen Artikelmengen durch die gezählten Mengen ersetzt.
Nach Abschluss des Vorgangs noch auf "OK" klicken.
In der Inventurmaske wird das Ende der Inventur mit dem Datum angezeigt. Das Programmfenster kann dann über den Button "Beenden" geschlossen werden.
Die Inventur ist nun final abgeschlossen und wird unveränderbar in die Historie verschoben.
Für spätere Prüfungen und / oder den Nachdruck von Bewertungslisten, sind alle abgeschlossenen Inventuren im Bereich der Historie zu finden.
Es können in der Liste zurückliegende Inventuren ausgewählt und mit einem Doppelklick oder dem Klick auf den Button "<Datum> Erfassung" geöffnet werden.
Die Ansicht wechselt in den Erfassungsreiter um eine Übersicht über die gezählten Mengen zu erhalten. Von dort kann durch einen Klick auf den Button "Weiter zum Druck" ein Nachdruck der gewünschten Liste erfolgen.
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