In manchen Fällen sollen nicht nur die durch KfzWin erzeugten Dokumente übermittelt werden, sondern auch externe Unterlagen. Das können zum Beispiel PDF-Dateien sein, die der Auftraggebende zur Verfügung stellt und die anschließend zusammen mit der elektronischen Rechnung weitergegeben werden sollen.
Mit der nachfolgenden Einstellung legen Sie fest, dass solche zusätzlichen Dokumente automatisch in die elektronische Rechnung eingebettet werden.
Eine Anleitung wie Sie interne Reparaturaufträge mit der elektronischen Rechnung übermitteln können, finden Sie hier: Reparaturauftrag in der elektronischen Rechnung übermitteln
Hinweis: Der Versand elektronischer Rechnungen muss bereits eingerichtet sein. Ein entsprechender Hilfeartikel finden Sie hier: Die elektronische Rechnung in 3 Schritten – TOPMOTIVE
Schritt-für-Schritt-Anleitung Vorbereitung
- Öffnen Sie die Kundenverwaltung
- Wechseln Sie auf den Karteireiter "Extra/RKÜ“ und aktivieren Sie hier den Unterkarteireiter "Elektr. Rechnungen“.
Hier finden Sie alle Einstellungen zum Versand elektronischer Rechnungen. -
Aktivieren Sie die Option "Zusätzliche Dokumente übermitteln“.
Setzen Sie den Haken, um die Einbettung externer Dokumente (z. B. PDF-Dateien eines Auftraggebenden) in die elektronische Rechnung zu ermöglichen.
Sobald Sie diese Änderung gespeichert haben, können bei allen zukünftigen X‑Rechnungen, die im Belegkopf abgelegten zusätzlichen Dokumente, optional mit in die elektronische Rechnung eingebettet werden. Welche Dokumente hinterlegt werden können und wie diese im Belegkopf hinzugefügt werden, wird in den folgenden Schritten erläutert.
Schritt-für-Schritt-Anleitung externe Dokumente einbetten
- Rufen Sie den gewünschten Beleg auf.
Öffnen Sie die Rechnung, in der die Dokumente hinterlegt werden sollen. -
Wechseln Sie in den Belegkopf.
Hier befinden sich die allgemeinen Angaben und Zusatzinformationen zum Beleg. - Aktivieren Sie den Karteireiter "Dokumente“.
Dieser Bereich zeigt alle bereits verknüpften Dokumente an und bietet die Möglichkeit, externe Dateien hinzuzufügen. -
Wählen Sie die externen Dokumente aus und übernehmen Sie diese in den Belegkopf.
Fügen Sie z. B. PDF-Dokumente des Auftraggebenden hinzu.Eine ausführliche Anleitung zum hinzufügen von Beleg-Dokumenten finden Sie hier:
Beleg-Dokumente hinzufügen - Klicken Sie auf den Button "Drucken“.
Dadurch öffnen Sie die Druck- und Versandoptionen des Belegs. - Im Bereich "Dateianhang“ setzen Sie in der Spalte "E“ einen Haken bei allen Dokumenten, die in die X‑Rechnung eingebettet werden sollen.
- Klicken Sie erneut auf "Drucken“, um den Vorgang abzuschließen.
Die ausgewählten Dokumente werden dadurch in die X‑Rechnung eingebettet und beim Versand berücksichtigt.
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