Belege sind die verschiedensten Formen von Dokumenten für Geschäftsvorfälle, wie zum Beispiel Angebote, Aufträge, Rechnungen usw. Der Aufbau ist in der Belegumgebung immer derselbe.

Der Belegkopf

Im Belegkopf sind die Informationen zu Kunde, Fahrzeug sowie die Summen zu finden. 

Kundendaten

Oben links sind die Informationen zum Kunden zu sehen. Hier können direkt Änderungen vorgenommen werden, die jedoch zunächst einmal NUR in diesem Beleg gespeichert werden.

Sollen diese Änderungen auch in die Kundendatenbank übernommen werden, klicken Sie bitte auf den "Kunde"-Button oben links. Darüber wird der Kunde in der Kundenverwaltung geöffnet und kann weiter bearbeitet werden.

Um einen komplett anderen Kunden auszuwählen kann der "Strg-K" Button verwendet werden.

Optional kann von hier aus auch eine SMS oder Whatsapp an den Kunden geschickt werden. 

Oder über die TAPI Schnittstelle direkt angerufen werden.

Oder über ein E-Mail-Programm eine Mail verschickt werden.

Mitarbeiter

Pro Beleg kann hier ein Monteur und ein Sachbearbeiter eingetragen werden. Siese können z. B. für Auswertungen oder zum Ausdruck auf den Beleg interessant sein. Optional können auch Mitarbeiter in den einzelnen Belegpositionen eingetragen werden.

Datum

Im oberen Bereich ist das Belegdatum und das Annahme-Datum zu finden. Beide können in ungedruckten Belegen geändert werden. 

ACHTUNG: Wenn das Belegdatum geändert wird, werden Leistungsdatum Beginn und Ende auf den selben Wert geändert.

Nachdem der Beleg angelegt wurde, sind die Leistungsdaten in aller Regel identisch mit dem Belegdatum, können aber hier, ebenso wie ein ggf. abgesprochener Fertigstellungs-Termin, geändert werden.

Beleg Kostenstelle

Unten links kann eine zuvor definierte Kostenstelle ausgewählt werden. Diese Eingabe kann optional auch zur Pflichteingabe werden.

Fahrzeug

Oben rechts sind die Informationen zum Fahrzeug zu sehen. Hier können direkt Änderungen vorgenommen werden, die jedoch zunächst einmal NUR in diesem Beleg gespeichert werden.

Sollen diese Änderungen auch in die Fahrzeugdatenbank übernommen werden, klicken Sie bitte auf den "Kennzeichen"-Button oben links. Darüber wird das Fahrzeug in der Fahrzeugverwaltung geöffnet und kann weiter bearbeitet werden.

Um ein komplett anderes Fahrzeug auszuwählen kann der "Strg-F"-Button verwendet werden.

Belegstatus

Der "Gedruckt"-Status wird automatisch angehakt, wenn der Beleg das erste Mal gedruckt wird.

"Fzg ist vor Ort" und "Erledigt" sind Status, die manuell oder über den Werkstattplaner gesetzt werden.

Der "Bezahlt"-Status wird durch folgende Möglichkeiten gesetzt:

- wenn der Beleg vollständig bezahlt ist über die OP-Verwaltung oder die Kasse

- manuell im Beleg.

Der "Export"-Status wird gesetzt, wenn der Beleg das erste Mal über den Fibu-Export exportiert wurde (zum Beispiel über DATEV).

Brutto-/Nettobasiert

Wenn der Schalter auf "nettobasiert" steht, dann werden die Preise in Netto (ohne Steuern) im Beleg eingegeben und auf dem Belegausdruck stehen in den Positionen ebenfalls nur Nettopreise. Im Rechnungsfuß und in den Endsummen, werden die Steuern dann selbstverständlich ausgewiesen. Dies ist für Werkstätten der Standardfall.

Steht der Schalter auf "bruttobasiert", dann werden in den Positionen Preise inkl. MwSt eingegeben. 

ACHTUNG: Das Errechnen von Nettowerten führt zwangsläufig zu Rundungsdifferenzen. Daher gibt es einige Beträge in Brutto nicht. Desweiteren ist für diese Einstellung ein kompletter (anderer) Satz Formulare nötig, die ggf. ebenfalls angepasst werden müssen.

Belegbuttons

Im unteren Bereich von Belegkopf und Belegpositionen, gibt es eine Reihe Buttons, die aus beiden Bereichen dieselben Funktionalitäten zur Verfügung stellen.

Terminbuttons

Hier kann aus dem Beleg ein Termin erstellt werden oder ein bereits existierender Termin aufgerufen werden.

Depot

Absprung ins Reifendepot zum entsprechenden Reifensatz.

Garantie

Verbindung zu Garantiediensten (z.B. Rekoga, Mondial, CarGarantie, ...)

An SD II

Nicht mehr aktuell die Silverdat II gibt es nicht mehr, statt dessen kann nun die Silverdat über den Button Import verwendet werden.

Selbstbeteiligung

Funktion für Selbstbeteiligung (Versicherung).

Anzahlung

Anzahlungen auf nicht-Rechnungsbelege.

Übersicht

Online best.

nichts archiviert / Archiv

Status Obelisk

Beleg splitten

Mehrere Positionen aus diesem Beleg entfernen und damit einen neuen, separaten Beleg erstellen.

Duplizieren

Den Beleg als neuen Beleg kopieren (Belegnummer wird neu generiert, er kann als andere Belegart (Angebot, Auftrag, etc. erstellt werden) alles andere bleibt gleich).

Zwischenspeich.

Der Beleg wird gespeichert, ggf. wird dabei die Belegnummer vergeben. Er bleibt änderbar (wenn noch nicht gedruckt).

Wandeln

Der Beleg kann (von links nach rechts) in Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften/Stornorechnungen gewandelt werden, es ist nicht möglich einen Beleg wieder zurück zu wandeln (z.B. von Rechnung zu Auftrag).

Drucken

Beenden

Alle Änderungen können gespeichert oder verworfen werden, der Beleg wird verlassen.

Abbrechen

Der Beleg wird verlassen.