Es gibt verschiedene Wege, um E-Mails mit und ohne Dateianhänge an einen Kunden zu senden. Nachfolgend die einzelnen Möglichkeiten Informationen an Ihre Kunden auf elektronischem Wege zu senden.
- Belege per E-Mail senden
- Werkstatttermine per E-Mail senden
- Dokumente an Kunden senden (Kundenstamm, Fahrzeugstamm, Beleg)
- Serienbriefe als Mail senden
1. Belege per Mail versenden
Belege können einfach aus dem KfzWIN heraus per Mail an die Kunden versendet werden. Im verlinkten Hilfeartikel ist beschrieben, wie man dabei vorgeht.
2. Werkstatttermine per Mail versenden
Wird das Modul Werkstattplaner für die Planung der Werkstatttermine eingesetzt, können Kundentermine als Erinnerung einfach an Kunden versendet werden, sofern eine E-Mailadresse beim Kunden hinterlegt ist.
Hierfür wird ein angelegter Termin im Werkstattplaner geöffnet. Neben "Kunde" befindet sich dann die Schaltfläche um die E-Mail Versandmaske zu öffnen.
In der Mailversandmaske wird dann automatisch, die beim Kunden hinterlegte Mailadresse sowie der Termin als Kalenderelement eingefügt.
Es kann nun ein optionaler Text eingegeben werden. Hierfür können auch Textbausteine vordefiniert werden. Auch weitere Empfänger
sowie zusätzliche Dokumente können noch in die Mail eingefügt werden.
3. Dokumente an Kunden senden
Über den Kunden- bzw. Fahrzeugstamm oder aber aus dem Beleg heraus, können ebenfalls E-Mails an die Kunden versendet werden. So besteht die Möglichkeit Bilder oder Dokumente an die Kunden weiterzuleiten.
Aus dem Kundenstamm
Zunächst die Kundenübersicht öffnen.
Den Kunden auswählen und falls noch nicht erfolgt eine E-Mailadresse für den Kunden eingeben.
Über den den E-Mail Button neben der Mailadresse, kann nun die E-Mailversand Maske geöffnet werden.
Die Bedienung ist hier nun wie gewohnt. Die Mailadresse wird automatisch eingefügt und es können weitere Empfänger eingefügt werden.
Weiterhin kann ein E-Mail Text eingegeben werden. Hierbei können auch wieder Textbausteine zum Einsatz kommen.
Gleichzeitig besteht die Möglichkeit, dass mit Kunden Dokumente, wie Fotos usw. ausgetauscht werden. Dazu hinter Dateianhang auf das grüne Plus-Zeichen klicken.
Es können dann beliebige Dateien von der Festplatte des Rechners (Datei) oder beim Kunden hinterlegte Dokumente hinzugefügt werden (Dok. Kunde).
Aus Fahrzeugstamm
Auch aus den Fahrzeugstammdaten können Dokumente vom Fahrzeug bequem per Mail an den Kunden/Halter versendet werden. Hierfür wird das Fahrzeug aufgerufen.
In den Fahrzeugdaten auf den Reiter Halter, Notiz wechseln.
Über die Schaltfläche für den Mailversand kann dann wieder die Mailversand Maske aufgerufen werden.
Die Bedienung der Maske ist identisch zu den vorher beschrieben E-Mailversandoptionen. Zusätzlich kann aber im Bereich des Fahrzeugs neben den Fahrzeugdokumenten auch Zugriff auf die beim Halter hinterlegten Dokumente erfolgen.
Aus dem Beleg
Um eine E-Mail aus dem Beleg an den Kunden zu senden, zunächst den Beleg öffnen. Die Funktion steht in allen Belegarten zur Verfügung. Zunächst auf den Belegkopf wechseln. Neben dem Feld für die Mobilnummer, ist dann der Button für den Mailversand zu finden.
Nach dem Klick auf den Button erscheint wieder die bekannte Mailversand Maske. Über die Dateianhänge besteht dann der Zugriff auf sämtliche Dokumentenbereiche des Hinterlegten Kunden.
4. Serienbriefe als Mail senden
Es können auch Erinnerungsmails an Kunden gesendet werden, um an wiederkehrende Termine, wie HU/AU oder Reifenwechsel zu erinnern. Nachfolgend der Link zum Artikel zum Versand der Erinnerungen per Mail.
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