Beleg per E-Mail senden

Über die E-Mailfunktion können Belege direkt aus der Warenwirtschaft heraus an den Kunden versendet werden. Es ist damit kein zusätzlicher E-Mailclient an dem Windows-Computer notwendig.

Wie der E-Mail-Versand über SMTP in KfzWIN eingerichtet wird, ist hier zu finden:

E-Mail-Versand Einrichtung

Sobald der E-Mail Versand erfolgreich eingerichtet ist können z. B. Belege wie folgt versendet werden:

Wir möchten in unserem Beispiel ein fertig erstelltes Angebot per E-Mail verschicken. Dazu gehen wir zunächst auf "Belege -> Angebote":

Dann öffnen wir den Beleg, welcher per E-Mail verschickt werden soll:

Im Beleg selbst dann unten auf "Drucken" klicken:

Danach öffnet sich das Fenster "Beleg drucken". Als Druckziel muss "EMail" ausgewählt werden. Dann noch das gewünschte Formular aus der Auswahl markieren und mit "Drucken" bestätigen:

Darauf folgt eine Zwischenabfrage, ob der Beleg nur per E-Mail verschickt oder auch gleichzeitig gedruckt werden soll. In unserem Beispiel wählen wir "EMail" um keinen Papierdruck auszulösen:

Sobald eine E-Mail Adresse für den Empfänger eingegeben ist (wird automatisch aus dem Kundenstamm eingefügt, falls vorhanden), ein Inhalt in "Nachricht" steht und die restlichen Eingaben für Sie passen, kann auf "Senden" geklickt werden, um die E-Mail endgültig abzusenden:

Es erscheint ganz kurz oben rechts ein Hinweis, dass die Nachricht versendet wird:

Nachdem der Beleg geschlossen und die Belegbearbeitung verlassen wurde, kann über "Stammdaten" > "Email" > "SMTP-Postausgang" nachgeschaut werden, ob und wann die E-Mails verschickt worden sind.

Der Versand erfolgt über den Windows SMTP-Dienst. Sobald der Empfänger-Server (Host) die E-Mail annimmt, wird der Versand aus Sicht des Programms als Erfolgreich abgeschlossen protokolliert.

• KfzWin versendet jede E-Mail nur einmal.
• Es erfolgt kein automatischer Wiederholungsversuch, bei einem Fehler.
• Als Versandzeitpunkt wird das Rechnerdatum des Systems protokolliert, auf dem der Versand erfolgt ist.