E-Mail Versand Einrichtung

Über die E-Mailfunktion können Belege direkt aus der Warenwirtschaft heraus an den Kunden versendet werden. Es ist damit kein zusätzlicher E-Mailclient an dem Windowscomputer notwendig.

1. Einrichtung

1.1 Problembehandlung

2. Funktionen innerhalb der Mailfunktion

3. Voreinstellungen für den Mailversand

 

1. Einrichtung

Um den E-Mailversand vollumfänglich nutzen zu können, wird die Programmversion ab 2.69 empfohlen. 

Für die Einrichtung der Funktion benötigen Sie neben der E-Mailadresse auch das dazugehörige Passwort.

Die Einrichtung wird unter Stammdaten => E-Mail => SMTP-Profile gestartet.

Im neuen Fenster klicken Sie zunächst auf "Neu" um ein neues E-Mailprofil anzulegen.

Es öffnet der Dialog für die Konfiguration des E-Mailversands. Es erfolgt als Erstes die Abfrage, ob eine Vorbelegung für die Einrichtung der E-Mailfunktion genutzt werden soll. Wählen Sie "Ja" aus.

Suchen Sie in der angezeigten Liste den Anbieter (Provider) Ihrer Mailadresse und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit "OK". 

In der Vorbelegung sind bereits der Name des Anbieters, sowie die Postausgangsserverdaten enthalten, die nun automatisch in die Maske übernommen werden.

Füllen Sie bitte die weiteren Felder für den Zugriff auf Ihren Mailaccount aus.

Notwendig sind:

• Benutzername - in der Regel die E-Mailadresse
• Passwort - Login Passwort für Ihren Mailaccount
• Absendername - der beim E-Mailempfänger im Mailprogramm angezeigte Name
• Absender-EMail - die beim E-Mailempfänger angezeigte Mailadresse

Sollten Ihnen diese Daten, speziell Benutzername und Passwort nicht vorliegen, wenden Sie sich an Ihren Administrator.

Haben Sie die Daten vollständig eingegeben, legen Sie das Mailprofil als Standard fest, in dem Sie die Schaltfläche "als Standard markieren" anklicken. Es erfolgt eine Abfrage zum Speichern der Einstellungen die Sie mit "Ja" bestätigen. Im nächsten Hinweis werden Sie gefragt, ob das Profil als Standard eingerichtet werden soll. Bestätigen Sie auch hier mit "Ja".

Die Einrichtung Ihrer Mailadresse ist damit so gut wie abgeschlossen. Im letzten Schritt klicken Sie auf die Schaltfläche "Zuordnen" und wählen den Benutzer aus, der E-Mails versenden soll bzw. darf und bestätigen die Auswahl mit einem Klick auf "Ok".

Zum Abschluss kann dem SMTP-Profil eine Standard-Signatur zugeordnet werden, die beim Versand der Mails automatisch eingefügt wird. Hierfür kommt der Bereich Signatur zum Einsatz.

Für die Auswahl kann auf das erste Symbol hinter dem Signaturfeld geklickt werden.

Es öffnet sich die Auswahl der in den Textbausteinen hinterlegten Signaturen und die zu nutzende Standardsignatur kann per Mausklick gewählt werden. Wie Signaturen über die Textbausteine angelegt werden, ist im Artikel Textbausteine zu finden.

Die Einrichtung ist nun abgeschlossen und Sie können die Konfiguration mit einer Testmail ausprobieren. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche "Testmail".

Im angezeigten Dialog können Sie nun eine Mailadresse für den Empfang der Testmail angegeben. Die Vorgabe ist Ihre eigene Mailadresse, die nicht verändert werden muss. Klicken Sie auf "OK" um die Testmail zu versenden.

Wurden alle Informationen korrekt eingegeben, sollten Sie jetzt eine entsprechende Testmail in Ihrem Posteingang finden können.

1.1 Problembehandlung

Authentication required...

Sollte es beim Versand der Testnachricht zu einer Fehlermeldung kommen, zunächst bitte das eingegebene Passwort prüfen und ggf. neu eingeben. Unbedingt die Groß- und Kleinschreibung des Passworts beachten.

5.7.0 authentication required...

Weiterhin kann es je nach E-Mail-Anbieter notwendig sein, spezielle Einstellungen in der Konfiguration der E-Mail-Adresse vorzunehmen. So ist es z. B. bei Anbietern wie T-Online, GMX oder Google-Mail notwendig ein separates App-Passwort über die jeweiligen Mailcenter festzulegen bzw. den Versand über SMTP zu aktivieren.

Beachten Sie hierzu die jeweiligen Hilfeartikel der Mail-Anbieter.

T-Online: Passwort für E-Mail-Programme verwalten

G-Mail: Mit App-Passwörtern anmelden

Im Falle von GMX oder Web.de Adressen muss der E-Mailabruf über POP/IMAP aktiviert werden, damit der Versand über SMTP funktioniert. Dies ist in den Einstellungen des Mailpostfachs

wie nachfolgend zu sehen möglich.

Bei Web.de ist die Einstellung komplett identisch, da beide Anbieter zusammengehören.

Sollte die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert sein, reicht es nicht den POP3 Zugriff zu erlauben. In diesem Fall muss wie auch bei Google, ein spezielles App-Passwort generiert werden. Nachfolgend die einzelnen Schritte dazu.

Einstellungen des E-Mailpostfaches aufrufen.

Auf Passwort / Konto klicken.

Auf Login & Sicherheit und anschließend auf "Anwendungsspezifische Passwörter verwalten" klicken.

Jetzt muss nur noch ein Passwort für die Warenwirtschaft erstellt werden.

Sollte das Passwort nicht mehr bekannt sein, kann es einfach gelöscht und neu erstellt werden. Für weitere Fragen oder bei Problemen bei den Einstellungen bitte an den Administrator oder den Support des Mailproviders wenden.

Auch bei Yahoo muss ein spezielles App-Passwort für den SMTP-Zugriff erstellt werden. Nachfolgend die Schritte, die dafür notwendig sind.

2. Funktionen innerhalb der Mailfunktion

Neben den einzelnen Profilen, finden Sie unter "Stammdaten -> E-Mail" noch den SMTP-Postausgang, sowie die Option "Empfänger (diverse)".

SMTP-Postausgang

Über den "SMTP-Postausgang" können alle gesendeten E-Mails, sowie deren Status, eingesehen werden. Sollte der Versand einer Mail fehlgeschlagen sein, kann dieser über den Postausgang noch einmal gestartet werden.

 

Empfänger (diverse)

Über die Option "Empfänger (diverse)" haben Sie die Möglichkeit eine E-Mailadresse fest zu hinterlegen, an die Kopien der versendeten E-Mails geschickt werden.

Unter "Gruppe" können Sie festlegen, für welchen Bereich im Programm Sie eine Kopie-Empfängeradresse festlegen möchten. Zur Auswahl stehen:

• Steuerberater (DATEV-Export)
• Kopie-Empfänger alle gesendeten E-Mails
• Kopie Rechnung & Gutschrift

Im Bereich E-Mail-Adresse, legen Sie die Kopie-Empfängeradresse fest.

Unter Kopie können Sie bestimmen, in welchem Adressfeld der E-Mail Ihre Kopie-Empfängeradresse stehen soll.

• Normal -> Standardfeld für die Empfängeradresse
• CC -> Kopie-Feld - Empfänger der Mail sieht, dass eine Kopie-Empfänger eingetragen wurde
• BCC -> Blindkopie-Feld - Empfänger der Mail kann nicht sehen, dass ein Kopie-Empfänger eingetragen wurde

Möchten Sie zum Beispiel alle gesendeten E-Mails als Kopie für die Archivierung erhalten, setzen Sie dort Ihre eigene Mailadresse, wie im Screenshot oben gezeigt, ein.

 

3. Voreinstellungen für den Mailversand

E-Mail-Betreff festlegen

Damit Sie nicht bei jeder Mail den Betreff der Nachricht anpassen müssen, gibt es eine Einstellung, die automatisiert Vorgangsdaten in den Betreff einfügt. Diese Option finden Sie unter "Stammdaten" in den "Programm-Einstellungen".

Suchen Sie im Reiter "Einstellungen" nach Betreff.

Die Option "Rechnung per E-Mail: Betreff erweitern" definiert den Betreff beim Mailversand und bezieht sich nicht nur auf Rechnungen, sondern auch auf alle anderen Belegarten. Über die einzelnen Werte, kann der Betreff mit zusätzlichen Informationen angepasst werden.

Für den Betreff berücksichtigte Datenfelder können Name 1 und Name 2 aus Ihren Firmenstammdaten, sowie die Beleg-Art und Belegnummer und das Kfz-Kennzeichen sein.

• 0 = Standard -> Name1 + Name 2 + Belegart + Belegdatum
• 1 = plus amtl. Kennzeichen -> Belegart + Belegnummer + Belegdatum + Amtl. Kennzeichen
• 2 = plus Firma (Abs.) Name1, Name2 -> entspricht Einstellung 0
• 3 = plus (1) und (2) -> Name1 + Name 2 + Belegart + Belegnummer + Belegdatum + Amtl. Kennzeichen

E-Mail-Vorlagen anlegen

Weiterhin ist es in den Programmeinstellungen im Reiter "Weitere" und dort über den Reiter "Layout" möglich, E-Mail Vorlagen anzulegen, damit nicht bei jeder Mail ein Text eingegeben werden muss.

Es kann für jede Beleg-Art ein separater Text vorgegeben werden.

Um die Texte nicht für jeden Kunden anpassen zu müssen, können "Platzhalter" genutzt werden. Über das Auswahlmenü können Sie diverse Daten direkt aus den Programmdaten auslesen und automatisiert in die Vorlage übernehmen. So bietet sich der Einsatz der Anrede sowie des Nachnamens (i.d.R. Name2) an.

Die einzelnen Vorlagen für die einzelnen Belegarten müssen nicht jedes Mal komplett neu angelegt werden. Über die Funktion "Text kopieren von:" können Sie eine bereits erstellte Vorlage bequem für eine andere Beleg-Art nutzen.

Lediglich der in der Vorlage enthaltene Text, muss dann ggf. etwas angepasst werden.

Die so festgelegten Vorlagen werden automatisch in jede Mail, die aus der Warenwirtschaft heraus versendet wird, abhängig von der gewählten Beleg-Art, eingefügt.