In diesem Beitrag geht es um das, in Warenwirtschaft freischaltbare, Modul Werkstattplaner. Dieser bietet die Funktionalität eines Termin- und Arbeitsplaners für alle wichtigen Ereignisse innerhalb der Werkstatt. Zum Beispiel ist es möglich jedem Mitarbeiter individuelle Arbeitszeiten zuzuweisen oder Kundentermine einzutragen. Für eine schnelle Einführung und um einen Überblick der Einstellungen zu bekommen, wird empfohlen in diesem Abschnitt mit dem Video zu beginnen.
Inhaltsverzeichnis:
Schulungsvideos
Im folgenden Video geht es um grundlegende Einstellungen des Werkstattplaners. Falls nur Bedarf an einer bestimmten Thematik aus dem Video besteht, können hier noch einzelne Abschnitte ausgewählt werden.
Einstellungen (Video)
00:45 - Mitarbeiter/ Monteur anlegen, die im WPL sichtbar sein sollen
01:44 - Leihfahrzeuge anlegen
02:30 - Arbeitszeiten: Brückentage, Betriebsferien erfassen
03:28 – Arbeitszeiten: Regionale Feiertage erfassen
03:57 – Arbeitszeiten: Fehlzeiten erfassen und z. B. Urlaub, Krankheit, Schule definieren
05:41 – Arbeitszeiten: Schichten erfassen (Arbeitszeiten der Werkstatt)
06:44 – Arbeitszeiten: Arbeitszeiten Soll-Plan (Mitarbeitern die Schichten zuordnen)
07:49 – Einstellungen: Darstellung im WPL ändern
Terminvergabe (Video)
Einrichtung
Nachdem das Werkstattplaner-Modul in der Personalisierung freigeschaltet wurde, kann nun die Einrichtung beginnen. Die folgenden Schritte sind optional und zeigen nur mögliche Verwendungsmöglichkeiten des Werkstattplaners. Alle Funktionen sind erreichbar unter dem neu hinterlegten Reiter "Werkstattplaner".
Grundeinstellungen
Unter dem Punkt "Einstellungen" können alle grundlegenden Eigenschaften des Werkstattplaners angepasst werden.
Tagesansicht
Um den gesamten Tag im Blick zu behalten, kann die Tagesansicht gestartet werden. Hierzu den Reiter "Werkstattplaner" auswählen und im Kontextmenü entsprechend "Tagesansicht".
Bei Bedarf kann die Tagesansicht auch in einem eigenen Fenster außerhalb von Warenwirtschaft gestartet werden, damit z. B. die Übersicht immer im Hintergrund oder auf einem zweiten Bildschirm verfügbar ist. Dazu muss "Tagesansicht" als Startparameter von Warenwirtschaft hinzugefügt werden. Das lässt sich ganz einfach lösen, indem eine Kopie der bestehenden Desktopverknüpfung von Warenwirtschaft erstellt wird. Die Kopie kann nun auf dem Desktop wieder eingefügt werden. Bei der eben kopierten Desktopverknüpfung über einen Rechtsklick die "Eigenschaften" aufrufen. In dem Reiter "Verknüpfung" einfach in dem Feld "Ziel" leerzeichen-getrennt "Tagesansicht" anhängen. Sinnvoll wäre auch eine Umbenennung der Kopie in Tagesansicht.
Terminerinnerung
Wenn beim Programmstart von Warenwirtschaft eine Erinnerung aller anstehenden Termine angezeigt werden soll, kann dies über die Menüleiste "Stammdaten" und "Programm-Einstellungen" eingerichtet werden. Dazu muss unter dem Reiter "Termine" der Haken bei "Beim Programmstart prüfen" gesetzt werden.
Jetzt muss noch ein bestehender oder neu angelegter Termin mit einer Erinnerung gekennzeichnet werden. Wie Termine angelegt werden, wird in diesem Abschnitt und in diesem Video erklärt. Dazu wird der jeweilige Termin ausgewählt und auf "Erinnerungen" geklickt.
In dem nun geöffneten Fenster, wird die Terminerinnerung eingepflegt. Dazu "Hinzufügen" auswählen, um eine neue Erinnerung anzulegen. Das entsprechende Datum in das vorhergesehene Feld eingeben, sowie eine Beschreibung der Erinnerung. Für die Datumsauswahl kann ebenfalls mit dem Symbol rechts neben dem Datumsfeld, direkt aus einer Kalenderübersicht, das gewünschte Datum ausgewählt werden. Anschließend die Erinnerung mit einem Klick auf "Beenden" speichern und der Bestätigung auf "Ja" final abschließen.
Am jeweiligen Tag wird beim Start von Warenwirtschaft der Termin unter den Erinnerungen aufgelistet und kann mit einem Klick auf "Ausgeben" entsprechend als Vorschau oder per Druck angezeigt werden.
Alternativ ohne einen Neustart von Warenwirtschaft direkt über den Reiter "Ausgabe" und im Kontextmenü anschließend auf "Fällige Fahrzeuge":
Das resultierende Ergebnis wird dann wie folgt als eine Auflistung aller Termine ausgegeben:
Bedienung des Werkstattplaners
Übersicht
Um auf den Werkstattplaner zugreifen zu können, den Reiter "Werkstattplaner" wählen und im geöffneten Kontextmenü dann erneut auf "Werkstattplaner" klicken. In diesem Kontextmenü sind des Weiteren, der Zugriff auf alle Funktionalitäten, die der Werkstattplaner zu bieten hat, zu finden. Die Tagesansicht, Einstellungen, Arbeitszeiten und Betriebsmittel.
Es erscheint die nach dem aktuellen Schema aufgeteilte Tagesübersicht mit der Zuordnung für jeden Mitarbeiter. Wie bei einem üblichen Stundenplan sind die Zeilen, die Uhrzeiten und die Spalten, in diesem Fall die zugewiesenen Mitarbeiter. Hier zu sehen eine beispielhafte Abbildung des Werkstattplaners:
Der Planer ist farblich auf bestimmte Zeitabschnitte abgestimmt. Alles innerhalb des grünen Abschnitts ist ein normaler Arbeitstag. Der rote Balken markiert den Abschnitt der aktuellen Uhrzeit. Der gelbe Abschnitt steht für die restliche Tageszeit außerhalb der Arbeitszeit. Ein grauer Balken innerhalb der Arbeitszeit steht für die Pausenzeit.
In den Einstellungen kann die gesamt erfasste Tageszeit und die Markierung für die aktuelle Uhrzeit geändert werden. Die Arbeitszeiten sind abhängig von dem Schichten-Profil und können unter "Arbeitszeiten" > "Schichten erfassen" angepasst werden. Welches Profil einem Mitarbeiter zugewiesen werden soll, kann in dem Drop-Down Menü oberhalb des Mitarbeiternamens geändert werden.
Symbole und Schaltflächen
Es folgt die Erklärung der einzelnen Funktionen, die auf der Abbildung zu sehen sind. Wenn mit dem Mauszeiger über ein Symbol in der oberen Leiste gefahren wird, erscheint ebenfalls eine Beschreibung der Funktion.
Diese Ansicht kann zur Navigation des Werkstattplaners genutzt werden. Die Pfeil-Schaltflächen wechseln, der entsprechenden Richtung nach, zwischen den Wochentagen oder nach Umstellung auch zwischen einer ganzen Woche. Hier kann, mit der Schaltfläche rechts neben dem Datum, das aktuelle Datum angezeigt und auch gewechselt werden. Dadurch wird eine Kalenderansicht geöffnet, um größere Sprünge im Kalender vorzunehmen.
Diese Knöpfe können zum Umschalten und Sortieren genutzt werden. Von links nach rechts, hat der erste Knopf die Funktion zur Tages- und der zweite Knopf zur Wochenansicht zu wechseln. Die mittlere Schaltfläche sortiert die Mitarbeiter nach Namen oder Nummern. Der vierte Knopf ändert die Stunden bzw. Minuten Ansicht auf der linken Seite. Es kann zwischen vollen, halben und viertel Stunden gewechselt werden. Der letzte Knopf öffnet eine Übersicht der Piktogramme zur Veranschaulichung.
Ganz links wird die Gesamtauslastung aller Mitarbeiter angezeigt (in diesem Fall nur ein Mitarbeiter). Die folgenden beiden Knöpfe sind ausgegraut und sind bedienbar sobald ein Termin im Planer angeklickt wird. Diese dienen der Bearbeitung und Entfernung von Terminen. Mit der dritten Schaltfläche kann ein neuer Termin angelegt werden. Das Fernglas Symbol sucht nach dem nächsten freien Termin. Das Drucker-Symbol wird zum Drucken der Terminliste benötigt. Das Buchstaben-Symbol zeigt die Terminliste an. Die Spritze lässt die Fehlzeitenbearbeitung zu. Der vorletzte Knopf dient dazu, die Ansicht nach einer Terminneuanlage zu aktualisieren. Mit dem Suche-Knopf kann nach einem bestimmten Textschnipsel gesucht werden.
Ein Schnellbearbeitungsmenü lässt sich auch per Rechtsklick auf den jeweiligen Termin öffnen. Hier sind ein paar nützliche Optionen, falls zum Beispiel ein schneller Wechsel des Termin-Status stattfinden soll, ohne dabei in das Bearbeitungsmenü zu wechseln.
Zeitmanagement
Termine
Um einen Termin anzulegen, muss der Werkstattplaner geöffnet werden. Dazu zum bereits vertrauten Werkstattplaner-Reiter navigieren und im Kontextmenü den Werkstattplaner auswählen, um diesen zu öffnen. Nun entweder die in Option 1 gezeigte Schaltfläche anklicken oder wie in Option 2 einen Rechtsklick auf den Planer ausführen, um die Maske zur Terminerstellung aufzurufen. Beim Rechtsklick auf den Planer, kann direkt in eine Zeile geklickt werden, die der gewünschten Uhrzeit und dem Mitarbeiter entspricht. Dadurch werden diese gleich in die Terminerstellung übernommen.
Option 1: per Klick über diese Schaltfläche
Option 2: per linksklick das gewünschte Zeitfenster markieren. Gedrückt halten lassen, wenn mehrere Zeilen markiert werden sollen. Anschließend per rechtsklick die Option "Neu" aufrufen
Ein Termin von 8:00-9:00 Uhr soll erstellt werden
Zur Terminerstellung öffnet sich folgende Maske. In dieser kann nun der Termin erstellt werden und mit der Schaltfläche "Beenden" abgespeichert werden.
Natürlich kann jetzt jedes Feld manuell ausgefüllt werden. Viel einfacher ist es aber, wenn ein bereits zum Termin passender Beleg in die Terminerstellung übernommen wird. Dadurch werden sämtliche Informationen automatisch in den Termin importiert.
Ebenfalls kann ein neuer Beleg auch aus dem Termin heraus erstellt werden, der dann direkt dem Termin zugeordnet wird. In diesem Fall werden die Informationen aus dem Termin in den Belege übertragen.
Wenn es sich um einen Mehrtagestermin handelt, kann das Kontrollkästchen angewählt werden, wodurch sich das Fenster abändert. Jetzt können die Folgetermine mit einem Klick auf "Termine" erstellt werden.
Wenn ein Termin versehentlich dem falschen Mitarbeiter oder Zeitfenster zugewiesen wurde, kann dieser nachträglich auch per Drag & Drop verschoben werden.
Dabei kann der Termin entweder zeitlich verlängert oder verkürzt werden, indem die Zeile nach unten oder oben gezogen wird. Die Zeile kann nur per Mausklick auf die beiden waagerechten Seiten verschoben werden.
Der Termin von 8:00 - 9:00 Uhr wird um eine halbe Stunde verlängert
Oder der Termin wird zeilenübergreifend an eine andere Stelle im Planer versetzt, zum Beispiel um den Monteur oder den Wochentag zu wechseln. Die Zeile kann dabei nur per Mausklick auf die linke senkrechte Seite verschoben werden.
Der Termin wird von Montag auf Dienstag verschoben
Mehrtagestermin anlegen
Neben dem Tagestermin gibt es Termine, die über mehrere Tage gehen. Wie solch ein Termin eingerichtet wird, schauen wir uns in diesem Bereich an.
Für den ersten Tag wird der Termin mit dem Datum und der Zeit eingerichtet.
In dem Fenster ist rechts oben die Option "Mehrtagestermin".
Der Termin ist nun als Mehrtagestermin angesetzt. Dahinter sehen wir über wie viele Tage der Termin zur Zeit geht.
Die Nachfolgenden Tage und Zeiten werden über Termine festgelegt.
In dem neuen Fenster sehen wir unseren eben festgelegten Termin. Der Termin kann nun nachträglich verändert werden.
Es gibt nun 2 Optionen weitere Tage hinzuzufügen.
Option 1:
Bei dieser Option wird eine feste Anzahl an direkten Folgetagen bestimmt. Die Folgetage übernehmen automatisch die Uhrzeit von dem Ausgangstermin.
Wir aktivieren "Folgetage anlegen".
Nach dem aktivieren können wir die Anzahl an Tagen festlegen, außerdem ob Samstage und Sonn-/ Feiertage nicht berücksichtig werden.
Über "Folgetage anlegen" werden die Tage angelegt.
Die obere Liste wurde nun um die Tage erweitert.
Im Anschluss können wir einen Termin markieren und die Zeiten und den Monteur/Mitarbeiter abändern. Über "Beenden" wird das Fenster verlassen und die Abfrage "Sie haben Änderungen vorgenommen! Speichern?" sollte mit "Ja" bestätigt werden, wenn die Daten übernommen werden sollen.
Im Anschluss ist man wieder im Termin bearbeiten Fenster. Hier können nun Kunde, Fahrzeug usw. hinterlegt werden. Über "Beenden" kann der Termin gespeichert werden und ist sichtbar im Werkstattplaner eingetragen.
Option 2:
Bei dieser Option fügen wir die Folgetage manuell hinzu.
Über hinzufügen können wir nun beliebig viele Folgetermine hinzufügen.
In dem Kalender ist der Tag auszuwählen. Danach wird die Zeit und der Monteur/Mitarbeiter angelegt.
Weitere Tage können nun diesem Vorgang durch "Hinzufügen" eingetragen werden. Über "Beenden" wird der Vorgang im Werkstattplaner angelegt und unter dem entsprechenden Mitarbeiter/Monteur sichtbar.
Mehrtagestermin löschen
Die Mehrtagestermine können schnell und einfach gelöscht werden. Dafür ist der entsprechende Termin auszuwählen. Der Termin kann nach der Auswahl über die "Entf" Taste der Tastatur entfernt werden, durch einen Rechtsklick und "Löschen" oder durch die Löschfunktion in der oberen rechten Leiste.
Anschließend wird die Frage gestellt ob ein Teil oder der ganze Termin gelöscht werden soll. Bei "Gewählte" wird der markierte Termin entfernt und bei "Alle" der vollständige Termin.
Arbeitszeiten
Alle Einstellungen zu den Arbeitszeiten können im folgenden Kontextmenü gefunden werden:
Über die Schaltfläche "Schichten erfassen", können neue Arbeitsschichten hinzugefügt oder verändert werden.
Unter "Arbeitsschichten Soll-Plan" können wöchentliche Arbeitspläne für Mitarbeiter hinterlegt werden, damit diese schon im Vorhinein feststehen.
Feiertage
Die Feiertage können im Kontextmenü des Werkstattplaners unter Arbeitszeiten gefunden werden (siehe Arbeitszeiten). In dieser Maske ist eine Übersicht der Feiertage zu sehen, die aber nicht regional eingegrenzt sind. Wenn einer dieser Feiertage in der eigenen Region gesetzlich anerkannt ist, wird dieser automatisch im Werkstattplaner angezeigt. In solchen Fällen ist das an- oder abwählen eines Kontrollkästchens (links) wirkungslos.
Die Erkennung der Feiertage findet auf Grundlage, der eigenen hinterlegten Adressdaten unter "Stammdaten>Eigene Firma" statt. Wichtig ist, dass die Postleitzahl hinterlegt wird.
Ebenfalls sollte das Bundesland für die jeweilige Postleitzahl hinterlegt werden. Dies kann unter "Stammdaten>Kunden>Postleitzahlen" vorgenommen werden.
Die eigene Postleitzahl raussuchen und das Bundesland korrekt eintragen.
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