Automatisierter Kopie-Empfang bei Mailversand

Wenn beim Versenden von E-Mails aus der Warenwirtschaft Kopien der E-Mails benötigt werden, gibt es zwei Möglichkeiten automatisiert einen Mailempfänger einzufügen, ohne bei jeder Mail mühsam eine E-Mailadresse einzugeben.

1. einen Kopie-Empfänger für alle Mails über die Mailfunktion einrichten
2. in der Mitarbeiterverwaltung einen Mitarbeiter festlegen, der beim Versand einer Rechnung per Mail informiert werden soll

1. einen Kopie-Empfänger für alle Mails über die Mailfunktion einrichten

Unter "Stammdaten" -> "E-mail" -> Empfänger (diverse) können E-Mailadressen als Kopie-Empfänger definiert werden, die beim Mailversand automatisch eingefügt werden.

Um einen Kopie-Empfänger einzurichten, zunächst auf Anlegen klicken.

Jetzt wird zuerst der Bereich ausgewählt, für den der Kopie-Empfänger vorgesehen ist. Zur Auswahl stehen einmal der DATEV-Export zum Steuerbüro, Kopie-Empfänger für alle versendeten Mails oder Kopie-Empfänger nur für Rechnungen und Gutschriften.

Im mittleren Bereich wird die E-Mailadresse eingegeben, an welche die Kopien der Mails gesendet werden sollen. Unter "Kopie" kann definiert werden, in welches Adressfeld die Adresse eingefügt werden soll.

• normal - normales Adressfeld, in dem in der Regel der Empfänger der Mail eingetragen wird
• CC - eingetragen wird die Adresse eines Kopie-Empfängers; Empfänger kann sehen, wer die Kopie erhalten hat
• BCC - eingetragen wird die Adresse eines Kopie-Empfängers; Empfänger kann nicht sehen, ob eine Kopie gesendet wurde und an wen

Sollen Kopien der versendeten Mails auch an die Werkstatt gesendet werden, um diese archivieren zu können, ist die Empfehlung eine Adresse für die Gruppe "Kopie-Empfänger alle gesendeten EMails" mit der Auswahl BCC unter Kopie einzugeben.

2. Kopie-Empfänger über Mitarbeiterverwaltung

In der Verwaltung der Mitarbeiter können Sie einen Mitarbeiter definieren, der über per Mail versendete Rechnungen informiert wird. Die Mitarbeiterverwaltung rufen Sie über "Stammdaten" und "Mitarbeiter (Kasse/ AU/ HU / SP) auf.

Hier muss der entsprechende Mitarbeiter ausgewählt und dann auf den Reiter "Sonstiges" gewechselt werden.

Nun den Haken bei "Über e-Mail Rechnung informieren" setzen und mit "Beenden" speichern. Wichtig ist, dass bei betreffenden Mitarbeitern eine Mailadresse eingetragen ist. Sobald eine Rechnung per Mail versendet wird, wird die E-Mail Adresse des Mitarbeiters automatisch in das CC-Feld eingesetzt.