Scanprofil anlegen und aktivieren

Im Dokumentenbereich der Kunden- und Fahrzeugstammdaten sowie im Dokumentenbereich eines Beleges als auch beim Fahrzeugscheinscanner können Dokumente mithilfe eines Scanners hinterlegt werden. Das können z. B. Schreiben von einer Versicherung sein. 

Zum Einscannen von Dokumenten ist ein, mit der Windows WIA-Schnittstelle, kompatibler Scanner erforderlich. Die TWAIN-Schnittstelle wird ebenfalls unterstützt, führt aber häufig zu Problemen und kann daher nicht empfohlen werden.

Damit der Zugriff auf einen Scanner zum Digitalisieren der Unterlagen erfolgen kann, ist es notwendig ein Scanprofil für den zu verwendenden Scanner anzulegen. Hierfür den Dokumentenbereich in den Kunden- oder Fahrzeugstammdaten oder des Beleges aufrufen. Auch im Fahrzeugscheinscanner ist ein solches Profil notwendig, wenn Fahrzeugscheine direkt über einen Scanner eingelesen werden sollen.

Unter den Funktionsschaltflächen ist die Schaltfläche für das Scannen (erkennbar am Scanner-Symbol) sowie daneben eine, mit einem Pfeil nach unten, zu finden. Diese anklicken und "Scaneinstellungen bearbeiten" wählen.

Zum Festlegen eines neuen Scanprofiles zuerst auf den "Neu" Button klicken.

Es sollte zunächst ein Name für das Profil eingeben werden.

Anschließend die Schnittstelle auf WIA festlegen und das Format für die gescannte Datei einstellen. Das Format kann für einseitige und mehrseitige Vorlagen separat gewählt werden. Für mehrseitige Vorlagen bietet sich das PDF-Format an. Einseitige Dokumente (z. B. : Fahrzeugscheine) können auch als Bilddatei im JPG oder PNG Format abgelegt werden. Bleibt die Formateinstellung für einseitige Dokumente leer, wird das Format für mehrseitige Vorlagen genutzt.

Jetzt sollte der zu nutzende Scanner noch festgelegt werden. Hier markieren wir zunächst den oberen Radio-Button und wählen dann über das Auswahlmenü den entsprechenden Scanner aus.

Damit ist die Einrichtung des Scanprofils abgeschlossen. Das Fenster kann über einen Klick auf "Beenden" geschlossen werden. Die Frage nach dem Speichern mit "Ja" beantworten.

Damit das Scanprofil beim Scannen auch verwendet wird, muss dieses aktiviert werden. Dies muss im Kunden-, Fahrzeug- und Belegdokumentenbereich sowie im Fahrzeugscheinscanner separat erfolgen.

Hierzu erneut die Schaltfläche mit dem kleinen Pfeil nach unten anklicken und mit der linken Maustaste auf das zuvor angelegte Scanprofil klicken. Vor dem Namen des Profils muss anschließend ein Haken angezeigt werden.

Sollte das Scanprofil nicht aktiviert sein, kommt es beim Start des Scans über den Scan-Button in der Regel zu einer Fehlermeldung. In einem solchen Fall bitte prüfen, ob die Aktivierung des Scanprofils erfolgt ist.

Wichtig ist, dass das Scanprofil für jeden Dokumentenbereich (Kunde, Fahrzeug, Beleg oder den Fahrzeugscheinscanner) separat aktiviert werden kann, so kann auf Wunsch auch für jeden Bereich ein anderes Scanprofil und somit ein anderer Scanner verwendet werden.