Elektronische Rechnungen - ZUGFeRD und X-Rechnungen

Elektronische Rechnungen sind Rechnungen, die in ein standardabhängiges Dateiformat überführt wurden, welches meist XML oder PDF ist und maschinenlesbaren Code enthält und einem bestimmten Standard unterliegt. Rechnungen in dieser Form sind überwiegend bei Behörden zum Standardformat geworden, um den Rechnungsvorgang zu automatisieren. Aus einer KfzWIN Rechnung kann in wenigen Schritten ebenfalls eine elektronische Rechnung erstellt werden. Zum 01.01.2025 wird es eine Pflicht für elektronische Rechnungen im B2B Bereich geben.

1. Voraussetzungen
2. Varianten der elektronischen Rechnung
3. Einrichtung
4. wichtige BT-Datenfelder
5. Leitweg-ID

Voraussetzungen

Auf jedem Rechner, auf dem das Programm läuft, sollte die aktuellste Version des kwb_net_client-Installationspakets eingerichtet sein. Eine Anleitung zur Installation und Aktualisierung ist über den nachfolgenden Link zu finden.

KWB_NET_CLIENT Installation

Varianten der elektronischen Rechnung:

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland). 

ZUGFeRD-Dokumente enthalten das druckbare Schriftstück im archivtauglichen Format PDF/A und zusätzlich alle maßgeblichen Informationen im maschinenlesbaren Format XML. So formatierte Rechnungen lassen sich automatisch mit einem ZUGFeRD-tauglichen Buchhaltungsprogramm verarbeiten.

Weitere Infos zu ZUGFeRD:

Weitere Infos zum Thema ZUGFeRD

X-Rechnung

X-Rechnung ist ein XML-basiertes semantisches Datenmodell, dass als Standard für elektronische Rechnungen etabliert wurde und insbesondere im Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland verwendet wird. Der Standard X-Rechnung wurde am 22. Juni 2017 in der 23. Sitzung des IT-Planungsrats für Bund und Länder in der Version 1.0 beschlossen.

Im KfzWIN kommen für beide Varianten der elektronischen Rechnung, die jeweils aktuellsten Versionen zum Einsatz, die zu älteren Versionen abwärts kompatibel sind.

Einrichtung

Wichtig ist, dass immer alle Stammdaten der eigenen Fima gepflegt sind. Unter "Stammdaten -> Eigene Firma" kann dies geprüft und eine fehlende Eingabe ergänzt werden. Pflichtangaben sind immer die Anschrift bzw. Kontaktdaten, die Angaben der Bankdaten, sowie der Steuernummer und der Umsatzsteuer-ID-Nummer.

Weiterhin ist in vielen Fällen das Feld Ansprechpartner zu füllen, da dieses ein Pflichtfeld sein kann.

Die Validierung kann weiterhin fehlschlagen, wenn die E-Mailadresse fehlt.
Die IBAN wird aus den "Programm-Einstellungen → Abweichende/Ergänzende" Bankverbindung gezogen und muss daher normalerweise nicht gesondert eingegeben werden.

Um eine elektronische Rechnung zu erstellen bzw. zu versenden, sind einige weitere Einstellungen beim entsprechenden Kunden notwendig. Hierfür zunächst den Kunden über den Kundenstamm aufrufen.

In der Kundenmaske wird dann der Reiter "Extra / RKÜ" und der Unterreiter "Elektr. Rechnung" gewählt.

Hier können jetzt alle notwendigen Eingaben, sowie Einstellungen für die gewünschte Variante der elektronischen Rechnung getätigt werden.

Zuerst wird die Auswahl der Variante der elektronischen Rechnung getroffen. Hier gibt es ZUGFeRD oder X-Rechnung zur Wahl. Welches Format zum Einsatz kommt, wird in der Regel vom Kunden/Auftraggeber vorgegeben.

Wurde eine Auswahl getroffen (im Beispiel die X-Rechnung), erfolgt im Hintergrund automatisch eine Prüfung aller notwendigen Daten beim Kunden. Sollte festgestellt werden, dass Informationen fehlen, erscheint ein entsprechender Hinweis.

Diese Daten sind wichtig, damit die elektronische Rechnung auch gültig ist und vom Empfänger auch akzeptiert werden kann.

Je nach Auswahl werden zusätzliche Optionen eingeblendet. So kann bei der X-Rechnung noch entschieden werden, ob eine zusätzliche PDF-Rechnung mit versendet werden soll oder nicht.

Nachdem alle notwendigen Daten eingegeben wurden und alle gewünschten Einstellungen erfolgt sind, kann die Kundenmaske über Beenden geschlossen und die Änderungen gespeichert werden.

Sollte die Auswahl auf ZUGFeRD fallen, sind die vorangegangen Schritte identisch. Lediglich die Einstellung ob mit oder ohne PDF versendet werden soll fällt weg, da bei einer ZUGFeRD-Rechnung immer ein PDF erstellt und versendet wird, in das die XML-Datei eingebettet ist.

Sind alle Einstellungen vorgenommen, kann eine Rechnung erstellt und per Mail an die vom Kunden angegeben Adresse versendet werden. 

Einrichtung Mailversand in der Warenwirtschaft

Der Rechnungsempfänger kann spezielle Anforderungen an die elektronische Rechnung haben. Hierfür sind diverse Datenfelder innerhalb der elektronischen Rechnung vorhanden, die ggf. zu Pflichtangaben werden können. Weiter unten im Artikel ist eine Übersicht zu finden, welche Datenfelder es gibt und wo diese Informationen in der Warenwirtschaft hinterlegt werden müssen, damit diese in die elektronische Rechnung übernommen werden.

Kontrolle ZUGFeRD Rechnungen

Im Adobe Acrobat Reader oder auch anderen PDF-Programmen, kann meist schnell überprüft werden, ob die Rechnung im ZUGFeRD Standard erstellt wurde und eine eingebettete XML-Datei enthält. Hierzu die PDF-Datei öffnen und im PDF-Anzeigeprogramm die Anhänge anzeigen. (siehe Beispiel Adobe Reader)

Zur Kontrolle, ob in dem PDF etwas eingebettet worden ist, können wir das nachfolgende Portal nutzen:

Bei Portinvoice: https://www.portinvoice.com/
Hinweis: Bei Portinvoice werden X-Rechnungen und Zugferd-Rechnungen gleichermaßen überprüft. Wenn Sie eine Zugferd-Rechnung validiert haben, dann steht "Die E-Rechnung ist nicht valide.....". Bitte etwas runterscrollen zum Ergebnis Zugferd, dort steht dann "Das Zugferd-PDF ist valide".

Bei ZUGFERD Community: https://www.zugferd-community.net/de/dashboard 
Dort kann man sich kostenlos registrieren, um die PDF kontrollieren zu können.

Das Menü "ZF/FX VALIDATION" benutzen. Die Datei auswählen und "Upload" starten, damit der Kontroll-Report angezeigt wird.

Kontrolle X-Rechnungen

Um eine X-Rechnung zu kontrollieren, kann einer der nachfolgenden Validatoren genutzt werden.

https://www.epoconsulting.com/erechnung-sap/xrechnung-validator 

https://erechnungsvalidator.service-bw.de/

In beiden Fällen wird die XML-Datei hochgeladen und über Prüfen/Validieren geprüft. Im Ergebnis ist direkt ersichtlich, ob die X-Rechnung vollständig dem Standard entspricht. Treten bei der Prüfung/Validierung Fehler auf, fehlen unter Umständen Angaben in der Rechnung und diese würde vom Empfänger abgelehnt werden.

Wichtige BT-Datenfelder innerhalb der elektronischen Rechnung

In der nachfolgenden Tabelle ist eine Übersicht über die verschiedenen Datenfelder einer elektronischen Rechnung zu finden, die zum Teil Pflichtfelder sein können.

Leitweg-ID

Die Leitweg-ID wird ausschließlich von den öffentlichen Stellen oder Behörden vergeben, an die eine elektronische Rechnung gesendet wird. Die Leitweg-ID dient dazu, innerhalb der Behörde den richtigen Empfänger der Rechnung zu identifizieren. Es handelt sich um eine strukturell festgelegte Kennung, die von den zuständigen Behörden selbst erstellt und kommuniziert wird. Dienstleister die eine Rechnung an eine Behörde stellen, müssen die von der Behörde bereitgestellte Leitweg-ID nutzen.

Falls Sie eine Leitweg-ID für die Erstellung der elektronischen Rechnung benötigen, sollten Sie direkt bei der entsprechenden Behörde nachfragen. Die Leitweg-ID ist behördenintern einzigartig und kann nicht eigenständig generiert oder verändert werden.