ZSW – Zeiterfassung für Ihre Werkstatt

ZSW ist ein cloudbasiertes Zeiterfassungssystem, das mit Ihrer eingesetzten Warenwirtschaft zusammenarbeitet. Je nach gebuchten Modulen können Personalzeiten, Auftragszeiten, Abwesenheiten und weitere Informationen erfasst und ausgewertet werden.

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Möglichkeiten ZSW bietet, welche Module zur Verfügung stehen und mit welcher Hard- und Software das System genutzt werden kann.

Allgemein

Mit ZSW können verschiedene Zeiten und Tätigkeiten Ihrer Mitarbeiter erfasst und ausgewertet werden. Dazu gehören beispielsweise:

• Arbeitsbeginn und Arbeitsende
• Pausen
• Urlaubs- und Abwesenheitszeiten
• Arbeitszeiten auf Werkstattaufträgen
• Zeitkorrekturen und Urlaubsanträge

Welche Funktionen zur Verfügung stehen, richtet sich nach den von Ihnen gebuchten Modulen.

Für die Auswertung der erfassten Daten stehen innerhalb von ZSW verschiedene Statistiken und Übersichten zur Verfügung.

Module

ZSW kann durch verschiedene Module an die Anforderungen Ihres Betriebs angepasst werden.

Personalzeit

Mit dem Modul Personalzeit werden die Anwesenheits- und Abwesenheitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfasst.

Dazu gehören unter anderem:

• Arbeitsbeginn
• Pausen
• Arbeitsende
• Urlaub
• Krankheit
• Schulungen
• weitere Abwesenheiten

Die erfassten Zeiten können anschließend innerhalb von ZSW ausgewertet werden.

Auftragszeit

Das Modul Auftragszeit wird benötigt, wenn Mitarbeiter ihre tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten auf Werkstattaufträgen erfassen sollen.

Die entsprechenden Aufträge werden aus der Warenwirtschaft an ZSW übermittelt. Anschließend können sich ein oder mehrere Mitarbeiter auf einen Auftrag buchen und ihre Arbeitszeit erfassen.

Nach Abschluss der Arbeiten werden die erfassten Zeiten automatisch an die Warenwirtschaft zurückgemeldet. Dadurch stehen die tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten beispielsweise für die Nachkalkulation oder Abrechnung eines Auftrags zur Verfügung.

SoftTerm

Mit SoftTerm können Buchungen über einen Computer, ein Tablet oder ein Smartphone durchgeführt werden.

Der Zugriff erfolgt über einen Browser, sodass keine separate Anwendung installiert werden muss.

Je nach gebuchten Modulen können Mitarbeiter darüber beispielsweise Personalzeiten oder Auftragszeiten erfassen.

Workflow

Mit dem Modul Workflow können Mitarbeiter Anträge direkt über ZSW einreichen.

Dazu gehören beispielsweise:

• Urlaubsanträge / Abwesenheitsanträge
• Korrekturen von Arbeitszeiten

Die eingereichten Anträge werden anschließend dem hinterlegten Vorgesetzten zur Bearbeitung vorgelegt und können von diesem geprüft und freigegeben beziehungsweise abgelehnt werden.

Software und Hardware

ZSW kann mit verschiedenen Geräten verwendet werden.

Mögliche Varianten sind:

• PC mit Windows, Linux oder macOS und einem aktuellen Browser
• Wandterminal mit Scanner und/oder RFID
• Smartphone oder Tablet mit Browser
• mobiler Materialscanner

Administration

Für administrative Tätigkeiten empfiehlt sich die Nutzung von ZSW über einen PC beziehungsweise Mac mit Browser.

Hierüber können beispielsweise Mitarbeiter verwaltet, Einstellungen vorgenommen und Auswertungen aufgerufen werden.

Zeiterfassung durch Mitarbeiter

Für die tägliche Zeiterfassung, können unterschiedliche Varianten eingesetzt werden.

Besonders geeignet sind beispielsweise:

• Wandterminals für einen zentralen Buchungspunkt im Betrieb
• Smartphones oder Tablets für eine flexible beziehungsweise mobile Zeiterfassung
• PCs an vorhandenen Arbeitsplätzen

Welche Variante am besten geeignet ist, hängt vom jeweiligen Einsatzbereich und den Abläufen in Ihrem Betrieb ab.

Materialscanner

Der mobile Materialscanner kann unter anderem für die Erfassung von Ersatzteilen beziehungsweise Materialien auf einem Auftrag oder für Inventurprozesse eingesetzt werden.

Bitte beachten Sie: Für jeden verwendeten Materialscanner, wird innerhalb von ZSW eine Mitarbeiterlizenz benötigt.

Lizenzierung

Das kleinste Basispaket von ZSW beinhaltet Lizenzen für fünf Mitarbeiter.

Weitere Mitarbeiter können in Schritten von jeweils fünf Mitarbeitern hinzugebucht werden.

Die Kosten setzen sich grundsätzlich aus folgenden Bestandteilen zusammen:

• monatliche Abonnementkosten
• einmalige Anschaffungskosten für benötigte Hardware
• einmalige Einrichtungs- beziehungsweise Einrichtungskosten

Die genaue Zusammenstellung richtet sich nach den benötigten Modulen, der Anzahl der Mitarbeiter und der eingesetzten Hardware.