Neue Mitarbeiter im ZSW anlegen. Dafür melden Sie sich in Ihrem ZSW an und das mit einem Account, der die benötigten Rechte zum Anlegen von Mitarbeitern hat.
Mitarbeiter müssen angelegt werden. Grundsätzlich ist es zu empfehlen den Benutzer gleich mit anzulegen. Der Benutzer ist erforderlich, wenn eine Anmeldung über einen PC oder einem Mobil Gerät erfolgt. Bei der Anmeldung über ein Wandterminal ist kein Benutzer erforderlich.
Finden kann man die Mitarbeitern über "Stammdaten" und "Mitarbeiter". Sollten schon Mitarbeiter angelegt sein, erscheinen diese nun in einer Liste. Über "Neuen Mitarbeiter anlegen" wird ein neuer Mitarbeiter hinzugefügt.
In dem neuen Fenster, werden die entsprechenden Daten eingegeben. "Verknüpften Benutzer anlegen" sollte aktiviert werden und entsprechende Daten eingegeben werden.
Die "PNr" wird von dem Kunden selber bestimmt. Die Eingabe vom einem "Vornamen" und "Nachnamen" macht die Identifizierung des Mitarbeiters einfacher. Für den Login wird nun ein "Benutzername" und ein "Passwort" benötigt. Bei "Wiederholung" das Passwort erneute eingeben. "Passwortänderung erzwingen" auswählen, wenn der Mitarbeiter nach dem ersten Login selber ein Passwort vergeben darf.
Bei den Modulen ist "Personalzeit" immer auszuwählen. "SoftTerm" wird benötig für Mitarbeiter, die die Zeit über den Computer oder Mobil erfassen. Bei Buchungen über das ZHW- Terminal reicht Personalzeit. Die Auftragszeit ist normalerweise nur bei Werkstatt Mitarbeitern auszuwählen, die Zeit direkt auf angelegte Kundenaufträge stempeln. Die Zahlen in Klammern zeigen wie viele Lizenzen insgesamt vorhanden sind und wie viele aktuell benutzt werden.
Nach einen Klick auf "Weiter", kommt man zu dieser Maske.
Berechnung ab: Datum ab wann die Erfassung gelten soll
Arbeitsplan: Gibt es nur ein Plan "Standard"
Ausweis-Nr.: Hier kommt die Nummer von dem RFID Chip hinein, die für das ZHW Terminal sind.
Kalender: Den Kalender zwecks Feiertage für das entsprechende Bundesland auswählen.
Jahresurlaub: Gesamt Jahresurlaub von dem Mitarbeiter.
Zubuchdatum: Ist immer der 01.01 einzutragen. Kein Jahr dahinter.
Sollzeit: Die Arbeitsstunden pro Tag von dem Mitarbeitern.
Pausen: Nach Möglichkeit nichts eintragen. Bei Aufträgen fehlt sonst Arbeitszeit, wenn dieser in der hier hinterlegten Pause gearbeitet hat. Soll nur die reine Personalzeit erfasst werden, sind die Pausenzeiten sinnvoll.
Mitarbeiter stellt Anträge im ZSW Workflow, wird nur benötigt, wenn der Kunde Workflow mit erworben hat.
Bei der Gruppe ist "Mitarbeiter" auszuwählen. Die "Workflow Genehmiger" und "Workflow Anfragender" sind entsprechende Gruppen die zusätzlich benötigt werden, wenn der Kunde Workflow hat.
Im Anschluss erscheint ein Fenster, in dem der automatisch ermittelte noch verbleibende Jahresurlaub ermittelt wird. Dieser kann bei Bedarf angepasst werden.
Mit "OK" wird das Fenster bestätigt. Der Wert kann später verändert werden, wenn diese Informationen gerade nicht zur Verfügung stehen.
Nun ist der entsprechende Mitarbeiter angelegt.
Die Nachträglichen Punkte dienen der manuellen nachträglichen Erfassung.
Mitarbeiter
Entsprechend ankreuzen was der Mitarbeiter benötigt bzw. darf. "Personalzeit" kann immer angekreuzt werden. "SoftTerm" wird benötigt wenn die Zeit über den Computer oder Mobil erfasst wird. Bei einem ZHW-Terminal reicht die Personalzeit. Auftragszeit ist bei Mitarbeitern zu aktivieren, wenn dieser in der Werkstatt arbeitet und die Dauer für einen Auftrag erfasst werden soll.
Auftragszeit = Zeiterfassung für die Arbeitsaufträge
Personalzeit = Erfassung von Arbeitsbeginn, Pausen Feierabend und Abwesenheiten.
SoftTerm = Erfassung der Buchungen über den Computer / Mobil Geräte
Workflow = Erstellen von Urlaubsanträgen und Zeitkorrekturen.
Berechnung
Bei "Berechnung" werden Daten wie Arbeitsplan, Feiertage und Urlaub hinterlegt.
Berechnung: gewünschter Start der Zeiterfassung
Arbeitsplan: Wird der Arbeitsplan ausgewählt und im Normalfall "Standard"
Kalender: Den Kalender auswählen mit den Feiertagen für das entsprechende Bundesland.
Jahresurlaub: Eintrag wieviel Urlaub der Mitarbeiter im Jahr hat. Gesamtjahresurlaub wird hier verwendet.
Zubuchdatum: Wird immer mit 01.01 angegeben ohne Jahreszahl.
Sollzeit: Stunden für die Woche festlegen
Pausen: Pausenzeiten festlegen nur für Mitarbeiter ohne Auftragszeit (nur wenn feste Pausen gewünscht sind). Bei der Pause muss die Startzeit, Endzeit und die Dauer angegeben werden.
Benutzer anlegen
Normalerweise sollte der Benutzer gleich mit der Anlage des Mitarbeiters zusammen erledigt werden. Der Benutzer kann manuell nacherfasst werde. Um einen Benutzer anzulegen "Stammdaten" auswählen und "Benutzer" anklicken. Ein Benutzer ist erforderlich, wenn eine Benutzeranmeldung mit Passwort erforderlich ist wie an einem PC oder Mobil Gerät.
In dem Bereich gibt es Benutzer hinzufügen.
Ein neues Fenster öffnet sich.
Die Eingabe eines Benutzernamen und des Passwortes mit der Wiederholung sind erforderlich. Soll der Benutzer mit der ersten Anmeldung sein Passwort ändern ist der Haken bei " Passwortänderung erzwingen" zu setzen.
Optional können die Informationen unter "Optionale Daten" eingegeben werden. Die Gruppe ist ebenfalls optional und kann ausgewählt werden, wenn eine angelegt wurde. Optional kann über das Icon eine Gruppe erstellt werden.
Bei der Gruppe ist "Mitarbeiter" auszuwählen. Die "Workflow Genehmiger" und "Workflow Anfragender" sind entsprechende Gruppen die zusätzlich benötigt werden, wenn der Kunde Workflow hat.
Rechte einstellen
Bei jedem Benutzer ist es möglich die Rechte einzeln zuzuweisen. Bei vielen Benutzern ist es zu empfehlen die Rechte über eine Gruppe zu definieren. Wurde ein Benutzer ausgewählt ist es möglich Ihm Rechte zuzuweisen. Dazu klickt man auf Rechte. In unserem Standard sind bereits 3 Gruppen inklusive der Rechte definiert: Mitarbeiter, Workflow Genehmiger, Workflow Anfragender
In dem neuen Fenster kann man nun die Rechte einstellen für den Benutzer.
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