Manchmal muss der Schritt der Mahnung gegangen werden, um die Kunden aufzufordern die Rechnungen zu begleichen. Das geschieht in drei Mahnstufen. Wenn es zu rechtlichen Schritten kommen sollte, werden alle drei ausgeführten Mahnstufen benötigt.
Hinweis: Sollte eine Kasse aktiv sein, muss sich vorher an dieser Kasse angemeldet werden, um in die OP-Verwaltung zu gelangen.
Übersicht
- Stammdaten Mahnwesen
- Übersicht der Mahnung inkl. Mahngebühren
- Mahnstufen
- Kontoauszug
- Gesamtübersicht mit farblichen Kennzeichnungen der Mahnstufen
- Mahnen
- Mehrere Rechnungen eines Kunden zusammen mahnen
- Mahngebühren ausbuchen
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Stammdaten Mahnwesen
Einmalig müssen die Stammdaten Mahnwesen für Fristen und Gebühren etc. angelegt werden.
- Auf "OP-Verwaltung" und "Stammdaten Mahnwesen" klicken.
Ab wann Mahngebühren und Verzugszinsen anfallen, wird hier bestimmt:
- Entsprechend die Anzahl der Tage eingeben, ab welchem Zeitpunkt Rechnungen zur Mahnung in der jeweiligen Mahnstufe fällig sein sollen.
- Die Höhe der Mahngebühren und ggf. Verzugszinsen eintragen.
- Zahlungsziel eingeben, z. B. 10 Tage.
- Die kaufmännische Berechnungsbasis für die Verzugszinsen ist üblicherweise 360 Tage.
- Speichern mit "Beenden".
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Übersicht der Mahnung inkl. Mahngebühren
Mahnstufen
Mahnstufe 1 = Zahlungserinnerung
Mahnstufe 2 = 1. Mahnung mit ggf. Mahngebühren
Mahnstufe 3 = 2. und damit letzte Mahnung ggf. inkl. Mahngebühren
Kontoauszug = Übersicht über alle offenen Rechnungen (ohne rechtliche Bewandtnis)
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Kontoauszug
Man kann einem Kunden eine sogenannte "weiche Mahnung ohne rechtliche Bewandtnis" senden, dass wäre dann ein Kontoauszug.
- Auf "OP-Verwaltung" und "Offene Posten" klicken.
- Entsprechenden Kunde bzw. Beleg markieren.
- Auf "Mahnen" klicken.
- Auf "Vorschau" und das "Druckersymbol" klicken.
Im Kontoauszug werden alle bis dato offenen Rechnungen aufgelistet. Von hier aus kann gedruckt werden.
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Gesamtübersicht mit farblichen Kennzeichnungen der Mahnstufen
Einen Überblick in der "Offenen Posten Verwaltung" über Mahnungen etc., finden Sie in der Spalte "Fälligkeit" und den farblich markierten Mahnstufen.
Gelbe Markierung = 1. Mahnstufe (Zahlungserinnerung) wurde angemahnt.
Orange Markierung = 2. Mahnstufe wurde angemahnt.
Rote Markierung = 3. und damit rechtliche die letzte Mahnung wurde angemahnt.
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Mahnen
- Auf "OP-Verwaltung" und auf "Offene Posten" klicken.
- Entsprechenden Kunde bzw. Beleg markieren.
- Auf "Mahnen" klicken.
- Entsprechendes Mahndatum eingeben (evtl. an Wochenende und Postweg denken).
- "Mahnstufe 1" auswählen.
- Auf "Vorschau" und/oder "Drucker" klicken.
- Auf "Mahnen" klicken.
Nun wird die Zahlungserinnerung angezeigt.
- Zum Drucken auf das Druckersymbol klicken.
Mahnung - Mahnstufe 2 (1. Mahnung ggf. inkl. Mahngebühren)
- Entsprechendes Mahndatum eingeben (evtl. an Wochenende und Postweg denken).
- "Mahnstufe 2" auswählen.
- Auf "Vorschau" und/oder "Drucker" klicken.
- Auf "Mahnen" klicken.
Nun wird die 1. Mahnung angezeigt.
- Zum Drucken auf das Druckersymbol klicken.
Mahnung - Mahnstufe 3 (2. und letzte Mahnung ggf. inkl. Mahngebühren/Mahnzinsen)
- Entsprechendes Mahndatum eingeben (evtl. an Wochenende und Postweg denken).
- "Mahnstufe 3" auswählen
- Auf "Vorschau" und/oder "Drucker" klicken.
- Auf "Mahnen" klicken.
- Nun wird die 2. und letzte Mahnung angezeigt.
- Zum Drucken auf das Druckersymbol klicken.
Nach der 2. und letzten Mahnung, die ggf. nicht bezahlt wird, verbleibt nur noch der Rechtsweg.
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Mehrere Rechnungen eines Kunden zusammen mahnen
Mehrere Mahnungen eines Kunden zusammenfassen, ist ausschließlich über die Funktion "Automatischer Mahnlauf" möglich.
Hinweis: Siehe dazu Beitrag Automatischer Mahnlauf
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Mahngebühren ausbuchen
Mahnungen mit Mahngebühren wurden versendet. Der Zahlungseingang ist meistens der Original-Rechnungsbetrag ohne Mahngebühren. Unternehmerisch gedacht, ist es meist zu teuer (Personalkosten, Porto etc.) eine Mahnung über die Mahngebühren zu erstellen. Deshalb entschließen sich die meisten, diese Forderung abzuschreiben..
- Auf "OP-Verwaltung" und "Offene Posten" klicken.
- Entsprechenden Kunde bzw. Beleg markieren.
- Auf "neue Zahlung verbuchen" klicken oder mit Doppelklick arbeiten.
- Entsprechende Zahlart z. B. "Forderung abgeschrieben" auswählen.
- Auf "Verbuchen" klicken.
Ggf. wird eine Quittung gedruckt. Der offene Posten ist somit ausgebucht.
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