Dieser Beitrag zeigt, wie ein Serienbrief aus dem KfzWIN heraus erstellt, gedruckt und versendet werden kann. Dem Serienbriefdruck liegen dabei Kundendaten vor, die aus dem KfzWIN als Druckfelder übergeben werden. Diese Felder funktionieren dienen als Platzhalter für die Kundendaten im Serienbrieftext, wie zum Beispiel: Anrede, Name, Vorname, etc.
Inhaltsverzeichnis
Einrichtung
Für die Einrichtung wird ein Textbearbeitungsprogramm benötigt, dass einen Serienbrief anhand von Serienbriefdruckfeldern drucken kann. Da nicht jedes Programm die Serienbrief-Funktion unterstützt, hier eine Auflistung der uns bekannten Lösungen:
Microsoft Office Word - kostenpflichtig
Libre Office Writer - kostenfrei
Hinweis: Der Serienbriefdruck aus dem KFZWIN funktioniert nicht mit dem "OpenOffice Writer".
Wenn keiner dieser Texteditoren vorliegen sollte, kann auch das Serienbrief-Formular im KfzWIN verwendet werden, dazu am Ende dieses Abschnitts mehr.
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Anleitung (Video)
Ein kurzes aber prägnantes Video zur Einrichtung des Serienbriefes in KfzWIN mit Microsoft Word.
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Anleitung (ausführlich)
Zuerst sollte ein Speicherort auf dem Rechner festgelegt werden, indem grundsätzlich alle Serienbriefe wiedergefunden werden können. Hierfür muss einfach ein neuer Ordner erstellt werden, der am besten als Serienbrief benannt wird. Empfehlenswert wäre das Hauptverzeichnis von KfzWIN auf dem Hauptrechner, damit von allen Nebenrechnern aus ebenfalls auf die Serienbriefe zugegriffen werden kann. Wenn nur ein Rechner mit KfzWIN benutzt wird oder daran kein Bedarf besteht, kann auch jedes andere beliebige Verzeichnis gewählt werden, solange es leicht wiedergefunden werden kann. Das Standardinstallationsverzeichnis wäre normalerweise: "C:\KFZWIN_BASIC"
Anschließend muss im KfzWIN der Pfad zum Verzeichnis Serienbrief hinterlegt werden. Dazu in den Programmeinstellungen unter Einstellungen im Suchfeld nach "Seriendruck" suchen. Danach den "Exportpfad Winword" auswählen, falls Word nicht benutzt wird kann unter dem Punkt "Seriendruck...wenn nicht Word" ein anderes Ausgabeformat angegeben werden, wie zum Beispiel ".DOT". In der ausgewählten Zeile kann entweder der Pfad direkt in der Spalte "Text" hinterlegt werden, oder über diese Schaltfläche und in der sich öffnenden Maske erneut auf dieselbe Schaltfläche, anhand des Dateiexplorers herausgesucht werden.
Anschließend die Änderungen final abspeichern, indem mit "Ok" und "Beenden" bestätigt wird.
Jetzt steht alles für einen Serienbriefdruck bereit. Alle Dokumente, die als Serienbrief gedruckt werden sollen, können in dem Serienbrief-Ordner hinterlegt werden.
Für den Druck muss im KfzWIN unter "Ausgabe" und "Serienbrief" ausgewählt werden. Nun kann zwischen den zwei Optionen "nur Adressdaten" und "Adress- und Fahrzeugdaten" ausgewählt werden.
Im folgenden Fenster werden weitere Einstellungen bezüglich der Seriendruck-Filter getroffen. Dazu mehr in den weiteren Abschnitten. Für die Erstellung des Serienbriefes ist erstmal nur die Auswahl des Punktes "Word Seriendruck" wichtig. Mit "Übernehmen" werden die Einstellungen übernommen.
Es folgt einen Auflistung aller Kunden, die zu den zuvor gewählten Kriterien passen. An diese Kunden wird im Anschluss der Serienbrief versendet. Sollten an dieser Stelle immer noch Kunden angezeigt werden, an die der Serienbrief nicht geschickt werden soll, kann über das linke Kontrollkästchen ein Kunde ab- oder ausgewählt werden. Mit der Schaltfläche "Schliessen" wird die Auflistung der Kunden übernommen.
Es öffnet sich anschließend ein Fenster, in welches eine Beschriftung für die Serienbrief-Historie hinterlegt werden kann. Das Feld kann aber auch leer gelassen werden. Mit "Ok" bestätigen.
Darauf folgt das Fenster zur Dokumenten-Erstellung. Hier wird entweder ein bereits bestehendes Dokument ausgewählt, welches für den Druck zur Verfügung steht oder bearbeitet werden soll. Alternativ wird ein neues leeres Dokument erstellt. Hierzu wird entsprechend "Öffnen" oder "Erstellen" ausgewählt.
Wenn zuvor "Öffnen" ausgewählt wurde, muss zuerst im Windows-Explorer das Dokument ausgewählt werden. Hier also den sinnvoll gewählten Speicherort auswählen (am besten wie bereits erwähnt "C:\KFZWIN_BASIC\Serienbrief") in dem sich das Dokument befindet. Das Dokument im jeweiligen Format auswählen und mit "Ok" bestätigen.
MS Word
Wenn Word als Standard-Texteditor ausgewählt wurde, öffnet sich an dieser Stelle ein weiteres Fenster in dem der Pfad zu der Datei mit den Seriendruckfeldern angezeigt wird. Hier sollte unter KfzWIN die HENRY2WW.TXT ausgewählt sein und unter Stakis Profi die PROFI2WW.TXT. Wenn dies der Fall ist, mit "Ja" bestätigen.
Im nachfolgenden Fenster die "Windows (Standard)" Dateikonvertierung auswählen und mit "Ok" bestätigen.
Es öffnet sich nun das bekannte Word-Dokument. Hier kann nun unter dem Reiter "Sendungen" über "Seriendruckfeld einfügen" auf die, aus dem KfzWIN übergebenen, Seriendruckfelder zugegriffen werden.
Diese Druckfelder können jetzt im Text integriert werden, indem an der gewünschten Stelle im Dokument aus der Seriendruckfeld- Liste, dass benötigte Feld ausgewählt wird. Ein fertiges Dokument könnte beispielsweise so aussehen:
Um vor dem eigentlichen Druck eine Vorschau der Kunden- und Fahrzeugdaten anhand des erstellten Dokuments zu testen, kann über "Vorschau Ergebnisse" sich das Ergebnis des Serienbriefes angeschaut werden.
Mit den Richtungspfeil-Schaltflächen kann zwischen den einzelnen Kunden gewechselt werden und über die Schaltfläche "Fertig stellen und zusammenführen" kann der Serienbrief gedruckt versendet werden.
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Libre Office Writer
Sollte "Libre Office Writer" genutzt werden, öffnet sich nun das ausgewählte oder neu erstellte Dokument. Unter "Extras" befindet sich der Serienbrief-Assistent, welcher ausgewählt werden muss.
Im ersten Schritt des Serienbrief-Assistenten, muss die Datenquelle eingepflegt werden. Dafür muss die Option "Aktuelles Dokument verwenden" ausgewählt sein und anschließend auf "Datenbank austauschen" geklickt werden.
Nun muss die jeweils richtige TXT-Datei ausgewählt werden.
Im KfzWIN nennt sich diese Datei HENRY2WW.TXT.
Im Stakis Profi wird sie PROFI2WW.TXT genannt.
Mit einem Klick auf "Durchsuchen" wird der Windows-Explorer geöffnet und es muss nach der genannten Textdatei gesucht werden. Diese befindet sich im bereits ausgewählten Verzeichnis, welches nach Empfehlung an dieser Stelle liegen sollte "C:\KFZWIN_BASIC\Serienbrief".
HENRY2WW.txt oder PROFI2WW.txt markieren und "Öffnen".
Wenn die Textdatei ausgewählt wurde, muss noch das korrekte Zeilenformat angepasst werden. Dafür muss folgendes zugeordnet werden:
Jetzt wird die HENRY2WW als Datenbank angezeigt und kann mit "Festlegen" abgespeichert werden.
Nun kann mit den nächsten Schritten fortgefahren werden. Hier kann der Dokumenttyp zwischen Brief oder E-Mail-Nachricht gewählt werden, wodurch sich nachfolgende Schritte leicht ändern könnten.
Anschließend kann dem Dokument noch ein Adressblock oder eine Briefanrede hinzugefügt werden. Dafür können die entsprechenden Felder den Adressdaten aus dem KfzWIN zugeordnet werden. Wenn diese Optionen nicht gewünscht sind, können die Haken einfach entfernt und mit "Fertigstellen" die Serienbrief-Assistent Einrichtung abgeschlossen werden.
Um nun wie bei MS Word ein Seriendruckfeld im Text einzubauen, muss über das Symbol für "Feldbefehl einfügen" die Option "Weitere Feldbefehle" gewählt werden.
Auf "Datenbank" und auf "Seriendruckfeld" klicken. In der Datenbankauswahl HENRY2WW wählen. Mit dem "+" Symbol die Liste, der Druckfelder ausklappen und das gewünschte Feld anklicken, sowie mit "Einfügen" das Feld integrieren.
Die Felder werden direkt ohne Rückmeldung im Dokument (Serienbrief) eingefügt. Wenn die Maske "Feldbefehle" geschlossen wird, kann das Endresultat betrachtet werden.
Ein fertiges Dokument könnte dann beispielweise so aussehen:
Der Serienbriefdruck kann nun über die Serienbrief-Assistent-Leiste durchgeführt werden, indem auf das Drucksymbol geklickt wird.
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Internes Formular
Wenn der Serienbriefdruck nicht mit zur Hilfenahme der Textbearbeitungsprogramm stattfinden soll, kann auch eines der internen KfzWIN Formulare benutzt werden. Dabei ist zu beachten, dass diese Formulare in erster Linie nicht beliebig anpassbar sind und nur als allgemeingültige Vorlage dienen. Wenn Bedarf bestehen sollte, können Anpassungen dieser Formulare über den KfzWIN Support kostenpflichtig geändert/angepasst werden.
Der Druck eines solchen Formulars findet über den Reiter "Ausgabe" statt. Hier eine der beiden Optionen auswählen "nur Adressdaten" oder "Adress- und Fahrzeugdaten" und schließlich in der Seriendruck Maske, die Option "Seriendruck intern" anhaken.
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