TÜV Erinnerung per Mail versenden

Die Kunden sollen per Mail an feste Termine, wie HU/AU, Inspektion oder Reifenwechsel erinnert werden? Mit dem integrierten Mailversand im KfzWIN ist dies sehr einfach möglich.

Voraussetzung für den Versand der E-Mails, ist ein hinterlegtes SMTP-Profil, damit die E-Mails aus dem KfzWIN heraus auch verschickt werden können.

E-Mailversand per SMTP einrichten

Weiterhin muss für den Versand von Terminerinnerungen an die Kunden ein passender Text definiert und als Textbaustein gespeichert werden. Nachfolgend der Link zum Beitrag, wie Textbausteine angelegt werden.

Anlegen von Textbausteinen

Für den Versand der E-Mails wird zunächst "Ausgabe -> Listen -> Fahrzeuge" geklickt.

Im folgenden Fenster kann dann die Vorgabe für die Termine erfolgen. Hier können die nächsten AU/HU-Termine oder ähnliches mit entsprechender Monats und Jahresvorgabe selektiert werden.

Für die Ausgabe per Mail muss das Ausgabeziel auf E-Mail eingestellt sein.

Weiterhin besteht die Möglichkeit festzulegen, ob nur Kunden mit Genehmigung des Kontaktweges E-Mail oder alle gewählt werden sollen. Wichtig ist dabei, dass Kunden nur eine Erinnerungsmail erhalten, wenn in den Datenschutzeinstellungen die Kontaktart E-Mail auch genehmigt wurde. Ist diese Einstellung beim Kunden noch nicht erfolgt, gilt dies wie eine Ablehnung der Kontaktart.

Empfehlenswert ist es zudem nur Kunden per Mail zu kontaktieren, die auch eine Mailadresse in den Stammdaten hinterlegt haben. Hierfür ist die im Screenshot markierte Einstellung vorzunehmen.

Über den Button "Drucken" wird die Ausgabe dann gestartet.

Im Ausgabefenster kann ein Betreff für die Mails festgelegt werden

Dann kann der Textbaustein für die Terminerinnerung, die verschickt werden soll, ausgewählt werden.

Wurde der Betreff und der passende Textbaustein gewählt, ist es sinnvoll die Einstellung für eine spätere Nutzung als Vorlage abzuspeichern. Hierfür oben rechts im Fenster auf das grüne Plus Zeichen klicken.

Für die Vorlage sollte ein eindeutiger Name eingegeben werden, damit diese bei der erneuten Nutzung identifiziert werden kann.

Über den Button "Alle Senden" können dann die Mails an alle Kunden verschickt werden, die eine Mailadresse hinterlegt haben und deren Fahrzeuge im gewählten Monat für den Termin fällig sind.

Soll die Mail vor dem Senden geprüft werden, kann über den Button "Testmail" eine Probemail an die eigene in den Firmenstammdaten hinterlegte Mail gesendet werden.

Soll im nächsten Monat erneut eine Ausgabe erfolgen, ist es sinnvoll die Voreinstellungen für die Serienmailausgabe zu speichern. Es muss dann nur das Datum für die Terminerinnerung jeweils angepasst werden.

Zum Speichern auf das grüne Plus klicken, einen Namen für die Voreinstellung eingeben und mit Klick auf "OK" speichern. Anschließens kann über das Dropdown-Menü jederzeit die Voreinstellung geladen werden.