Der Fahrzeugscheinscanner ist ein sehr hilfreiches Tool um neue Kunden oder Fahrzeuge automatisiert und schnell in der Warenwirtschaft anzulegen. Hierfür wird nur der Fahrzeugschein (Zulassungsbescheinigung Teil 1) oder ein Bild davon benötigt.
Fahrzeugscheinscanner aufrufen
Fahrzeugscheinscanner aufrufen
Zum Erfassen neuer Kunden- bzw. Fahrzeugdaten den Fahrzeugscheinscanner über die Schaltfläche "KFZ-Schein" starten.
Weitere Möglichkeiten den Fahrzeugscheinscanner zu öffnen :
Über die Schaltfläche „Kunden“ oder „Fahrzeuge" werden die jeweiligen Übersichten erreicht. Hier auf die Schaltfläche "Neu" klicken. (Beispiel: Kunden-Auswahl)
Statt wie bisher direkt zur Eingabe der Kunden- oder Fahrzeugdaten zu gelangen, öffnet sich ein Fenster mit einer Abfrage, wie die Daten angelegt werden sollen. Hier wird dann „Fahrzeugschein“ gewählt.
Es wird jetzt direkt die Hauptmaske des Fahrzeugscheinscanners geöffnet.
In dieser Ansicht gibt es drei Möglichkeiten einen Fahrzeugschein (Zulassungsbescheinigung Teil 1) einzulesen.
- Datei - eine vorhandenen Datei öffnen
- Scanner - einen Fahrzeugschein über einen Scanner einlesen
- Hochladen - Über eine Webseite das Bild eines Fahrzeugscheins zum Einlesen hochladen
Datei
Sollte bereits eine Bild- oder PDF-Datei eines Fahrzeug vorliegen, können diese aus dem Speicherordner ausgewählt und eingelesen werden. Es werden folgende Dateitypen vom Fahrzeugscheinscanner unterstützt.
- JPG, JPEG
- PNG
Dazu auf die Schaltfläche "Datei" klicken und zum Speicherort der Datei navigieren.
Die entsprechende Datei des Fahrzeugscheins auswählen.
Das nächste Fenster ist zur Ansicht des Bildes und hat keine wichtige Funktion. Bei Bedarf kann hier ein Name für die Datei eingegeben werden, da diese später auch im Dokumentenbereich des Fahrzeuges hinterlegt wird. Mit dem Button "Beenden" kann die Anzeige geschlossen werden.
Im nächsten Schritt muss zum Start der Auswertung des Fahrzeugscheins nur noch auf Auswerten geklickt werden.
Weiter zur Auswertung des Fahrzeugscheins
Scanner
Über den Button Scanner kann ein Fahrzeugschein eingelesen werden. Voraussetzung für das Nutzen eines Scanners ist, dass dieser mit der WIA Schnittstelle von Windows kompatibel ist. Die ältere TWAIN-Schnittstelle wird ebenfalls unterstützt, führt aber häufig zu Problemen und kann daher nicht empfohlen werden.
Eine weitere Voraussetzung ist die Einrichtung sowie Aktivierung eines Scanprofiles für den zu verwendenden Scanner. Wie ein Scanprofil angelegt und aktiviert wird, ist im Artikel "Scanprofil anlegen und aktivieren" zu finden.
Um einen Fahrzeugschein einzulesen auf Scanner klicken. Es öffnet sich direkt das Fenster mit den Scanoptionen.
Es kann festgelegt werden, über welche Quelle gescannt wird und welcher Bildtyp genutzt werden soll. Weiterhin kann die Seitengröße eingestellt werden. In der Regel sind jedoch auf dieser Seite bis auf die Quelle keine weiteren Änderungen notwendig. Zum Starten nur auf "Scannen" klicken.
Nach Abschluss des Scanvorgangs erscheint eine kleine Vorschau des gescannten Fahrzeugscheines und über den Button "Auswerten" kann die Auswertung gestartet werden.
Hochladen
Über das Hochladen können Fahrzeugscheine in Form von Bildern oder Dokumenten, die auf zum Beispiel einem Smartphone oder entfernten PC gespeichert sind, bequem hochgeladen und so der Auswertung zugeführt werden.
Klicken Sie hierfür auf die "Hochladen" Schaltfläche. Die Anzeige im Fahrzeugscheinscanner wechselt in den Upload-Bereich.
Es gibt vier verschiedene Möglichkeiten den Link zur Upload-Plattform zur Verfügung zu stellen.
- per QR-Code
- per Mail
- per SMS
- per WhatsApp
Sollte der Fahrzeugschein direkt auf dem Smartphone vorhanden sein, kann mittels QR-Code der Aufruf der Upload-Seite erfolgen. Dazu auf QR-Code klicken und den auf dem Bildschirm angezeigten QR-Code mit dem Smartphone mit der Kamera App oder einer geeigneten QR-Code App scannen. Auf der dann aufgerufen Webseite auf "Durchsuchen" tippen und das Bild des Fahrzeugscheines aus dem Fotospeicher auswählen und hochladen.
Der direkte Link zur Upload-Webseite kann aber auch bequem per Mail, per SMS oder falls eingerichtet auch per WhatsApp versendet werden. Die Nutzung der verlinkten Webseite ist dann gleich der Funktion über den QR-Code. Einfach Datei auf dem jeweiligen Gerät auswählen und hochladen.
In der Maske auf "Aktualisieren" klicken, um zu prüfen ob der Fahrzeugschein bereits hochgeladen wurde.
Ist der Upload abgeschlossen, wird an der markierten Stelle ein X eingetragen. In diesem Fall kann dann direkt die Auswertung über den Button "Auswerten" gestartet werden.
Es erscheint danach direkt wieder die Vorschau des Fahrzeugscheins und die Auswertung kann begonnen werden.
Sobald die Auswertung gestartet ist, erscheint folgende Anzeige auf dem Bildschirm. Diese kann zudem auch zur Anzeige "Online" wechseln.
Nach Abschluss der Auswertung wird das Ergebnis angezeigt. Dort sind dann neben den Fahrzeug- und Halterinformationen auch weitere Einstellungen zu finden.
Links oben im Fenster unter "SCAN-ERGEBNIS" sind die Fahrzeuginformationen ersichtlich. Darunter stehen die Informationen des Halters/der Halterin. Auf der rechten Fensterseite ist der, mit Informationen ausgefüllte, digitale Fahrzeugschein zu finden.
Es wird empfohlen die Fahrzeug- und Kundendaten zunächst einmal kurz abzugleichen, um Fehler bei der Auswertung vor dem Speichern des Halters bzw. des Fahrzeuges zu verhindern.
Weiterhin muss im Bereich Halter noch die Anrede ausgewählt werden.
Über den Button "Bild anzeigen" kann das eingescannte Bild zudem noch einmal angeschaut werden. Sind alle Angaben korrekt, kann der Halter und das Fahrzeug gespeichert und damit in der Warenwirtschaft angelegt werden. Hierfür auf den "Speichern" Button klicken.
Im nächsten Schritt kann nun ausgewählt werden, ob das Fahrzeug mit Halter oder nur das Fahrzeug gespeichert werden soll.
Nach Auswahl, der für Ihren Zweck richtigen Option, erscheint eine Bestätigung, die mit "OK" quittiert werden kann.
Sie können dann direkt mit der Bearbeitung der Kunden- oder Fahrzeugstammdaten fortsetzen.
Klicken Sie hierfür auf Halter oder Fahrzeug. Das ist besonders hilfreich, wenn zum Beispiel gleich die Telefonnummer des Halters mit gespeichert werden soll.
Nützliche Hinweise
Es gibt in der Ergebnis-Maske des Fahrzeugscheinscanner diverse Möglichkeiten zur Anpassung der Halterinformationen bevor Sie diese abspeichern.
Wird zum Beispiel der Haltername in der Reihenfolge Name, Vorname im Kundenstamm verwendet, kann dies durch einen einfachen Klick getauscht werden. Hierfür einmal auf den Button klicken. Vor- und Zuname werden dann direkt getauscht.
Bei vielen Fahrzeugscheinen wird der Haltername und auch teilweise die Anschrift in Großbuchstaben geschrieben. Dies wird auch vom Fahrzeugscheinscanner übernommen. Wenn das Speichern der Halterdaten im Kundenstamm aber mit der richtigen Schreibweise erfolgen soll, kann mir den Button
eine Änderung vorgenommen werden. Zum Beispiel nur die Anfangsbuchstaben groß.
Wird ein Fahrzeugschein gescannt und das Fahrzeug soll einem anderen Halter zugeordnet werden, kann über den Auswahl Button
das Fahrzeug einem anderen Halter aus dem Kundenstamm zugewiesen werden.
Diese Funktion ist zudem wichtig, wenn einem bestehenden Kunden ein weiteres Fahrzeug zugeordnet werden soll. In diesem Fall den Fahrzeugschein, wie zuvor beschrieben, einlesen, über den Auswahl-Button auf den Kundenstamm zugreifen und den entsprechenden Kunden auswählen. Anschließend das Fahrzeug speichern.
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