DATEV Schnittstelle (Bedienung) – TOPMOTIVE

Die DATEV Schnittstelle stellt einen Export der Buchhaltungsdaten im von DATEV vorgegebenen Postversandt-Format dar. Mit wenigen Mausklicks können alle Buchungsrelevante Daten, z. B. per Mail, an die Buchhaltung übermittelt werden, damit diese direkt in die Buchhaltungssoftware eingespielt werden können.

Detaillierter Ablauf

DATEV-Schnittstelle aufrufen

Die DATEV-Schnittstelle wird über das Pull down-Menü aufgerufen:

Export-Zeitraum eingrenzen:

Im Standartfall ist das "Datum bis" auf das Datum einzugrenzen, bis zu welchem Tag exportiert werden soll. Ein Gängiger Wert wäre hier der letzte Tag des Vormonats. Die Automatische Voreinstellung ist der aktuelle Vortag.

WICHTIG: Das "Datum von" bitte dringend auf dem ersten Tag des Jahres belassen. Es werden nur Belege exportiert die zu diesem Zeitpunkt gedruckt sind und die noch nicht exportiert worden sind (durch die automatisch aktivierte Einstellung "Nur neue Belege"). Wenn das "Datum von" eingegrenzt wird, kann es daher dazu führen, dass Belege nicht an die Buchführung übergeben werden.

Export durchführen

Durch das Klicken auf den "Exportieren"-Button wird der Export gestartet.

DATEV-Protokoll

Zu aller erst wird ein DATEV-Protokoll erstellt. Dies kann entweder ein Protokoll sein, dass sämtliche Buchungsvorfälle darstellt ...

...oder ein DATEV-Fehlerprotokoll, dass auf Unstimmigkeiten hinweist und bei der Beseitigung des Problems assistiert.

Das DATEV-Protokoll ist für den eigentlichen Export nicht notwendig, kann aber (gerade wenn die Schnittstelle noch nicht lange benutzt wird) für die Buchhaltung sehr hilfreich sein. Bei Bedarf daher als PDF erstellen und mitschicken.

Wenn das Protokoll geschlossen wird, geht der Export weiter.

Export abschließen

Das Exportergebnis landet in dem Ordner der oben in der DATEV-Schnittstelle angezeigt wird.

Je nach Einstellung entweder in einem Unterordner, der nach dem Schema

JahrMonatTag_laufendeNr.

(z.B. 20241117_42 für den 17.11.2024 und den 42zigsten Export)

benannt ist oder das Programm überschreibt die vorangegangenen Exporte direkt im angegebenen Exportpfad.

Exportdaten weiterleiten

Die Daten können aus dem Exportordner kopiert werden und sollten der Buchführung zur Verfügung gestellt werden. Dies geschieht nicht automatisch.

Optional (E-Mail Versand Einrichtung) kann eingestellt werden, dass die Daten danach direkt per Mail verschickt werden. In dem Fall geht abschließend folgendes Fenster auf, in dem Informationen wie Mailadressen und erläuternde Texte ergänzt werden können und der Export dann direkt per Mail verschickt werden kann.

Danach kann der Datev-Export über den Button "Schließen" verlassen werden und der gesamte Vorgang ist abgeschlossen.

Alternativ können die Dateien im Exportordner in eine Manuell erstellte Mail gezogen, oder in entsprechende Order für DATEV Online kopiert werden.